Gesellschaftsverwaltung, 03
Fester Arbeitsplatz und Coworking in Luxemburg: Räume wählen, die Ihrer Gesellschaft tatsächlich dienen.
Ein fester Arbeitsplatz ist ein ausschließlich für Sie reservierter Platz oder ein Büro in einer Coworking-Umgebung. Er löst eine organisatorische Frage, begründet aber für sich weder einen Gesellschaftssitz noch wirtschaftliche Substanz oder einen festen Betrieb. Wir sind kein Vermieter. Wir stellen Kontakte zu geprüften Partnern her, mit denen Sie direkt abschließen, klären Ihren Bedarf, lesen den Vertrag und behandeln die Folgen für Buchhaltung, Mehrwertsteuer und Register.
Antwort innerhalb von 24 Arbeitsstunden · NDA auf Anfrage vor der Übermittlung vertraulicher Unterlagen
Einordnung
Ein fester Coworking-Arbeitsplatz ist einem einzigen Nutzer in einem gemeinsam genutzten Raum zugewiesen. Er unterscheidet sich vom nach Bedarf gebuchten Hot Desk und vom abgeschlossenen Privatbüro. Die Anmietung bei einem Betreiber ist nicht mit Domizilierung gleichzusetzen, die dem Gesetz vom 31. Mai 1999 unterliegt.
Rechtliche Grundlage
Ein Gesellschaftssitz in Luxemburg ist nach dem geänderten Gesetz vom 10. August 1915 erforderlich. Seine Bereitstellung durch Dritte fällt unter die regulierten Berufen vorbehaltene Domizilierung nach dem geänderten Gesetz vom 31. Mai 1999. Die CSSF erläuterte Businesscenter und Coworking in ihrer Mitteilung vom 23. November 2021, Fassung vom 17. Dezember 2021. Wirtschaftliche Substanz folgt den ATAD-Richtlinien. Die Niederlassungsgenehmigung setzt einen festen Betrieb in Luxemburg voraus; Domizilierung allein genügt nach Artikel 5 des geänderten Gesetzes vom 2. September 2011 nicht.
Weiterführende Informationen: Gesellschaftsdomizilierung, wirtschaftliche Substanz (ATAD), Niederlassungsgenehmigung und Gesellschaftssitz in Luxemburg.
Die wesentlichen Punkte
- Fester Arbeitsplatz, Privatbüro und Hot Desk dienen unterschiedlichen Zwecken. Vertragsbindung und enthaltene Leistungen bestimmen den tatsächlichen Angebotsunterschied.
- Nach der CSSF ist eine Adresse über einen Platz im Großraumbüro oder ein virtuelles Büro Domizilierung. Ein dauerhaft und ausschließlich gemietetes geschlossenes Büro ist es nicht.
- Ein gemieteter Arbeitsplatz allein schafft keine wirtschaftliche Substanz. Entscheidungen, Geschäftsleitung und eigene Mittel sind maßgeblich.
- Prüfen Sie vor Unterzeichnung drei Punkte: Bindungsdauer, Preisbasis je Platz, Tag oder Team und tatsächlich enthaltene Leistungen.
Für wen
- Selbstständige und Berater, die aus dem Homeoffice wechseln
- Neue Gesellschaften ohne eigene Räume
- Teams von 2 bis 10 Personen, die ein geschlossenes Büro ohne Gewerbemietvertrag suchen
- Holdings und ausländische Gesellschaften, die einen Ort für Sitzungen und Entscheidungen benötigen
Unsere Leistungen
- Kontakt zu ausgewählten Partnern, deren Status nach dem Gesetz von 1999 wir vor der Vorstellung prüfen; Sie schließen direkt mit dem gewählten Partner ab
- Bedarfsklärung: fester Arbeitsplatz, Privatbüro, Hot Desk oder reine Domizilierung
- Durchsicht des Betreibervertrags: Bindung, Kündigungsfrist, Preisbasis, Leistungen und Untervermietung
- Abstimmung mit Gesellschaftssitz, RCS und RBE; die Domizilierung übernimmt weiterhin unser Avocat à la Cour, Cerno Law
- Prüfung des Bezugs zur Niederlassungsgenehmigung und ATAD-Substanz
- Buchhalterische und mehrwertsteuerliche Behandlung der Miete entsprechend dem Vertrag
Welcher Raum passt zu welchem Bedarf?
| Kriterium | Hot Desk | Fester Arbeitsplatz | Privatbüro | Reine Domizilierung |
|---|---|---|---|---|
| Nutzung | Platz nach Bedarf | Zugewiesener Platz im Gemeinschaftsraum | Geschlossenes Büro für ein Team | Kein Arbeitsplatz |
| Gesellschaftssitz möglich | Ja, als Domizilierung | Ja, als Domizilierung | Ja bei tatsächlicher, dauerhafter und ausschließlicher Vermietung | Ja, durch einen befugten Anbieter |
| Beitrag zur Substanz | Gering | Begrenzt | Tatsächlich, wenn dort entschieden wird | Keiner |
| Fester Betrieb für die Genehmigung | Unsicher: laut CSSF Domizilierung | Unsicher: laut CSSF Domizilierung | Ja, wenn die Einrichtung zur Tätigkeit passt | Allein nicht ausreichend, Art. 5 des Gesetzes von 2011 |
| Vertraulichkeit | Gering | Mittel | Hoch | Nicht anwendbar |
| Vertragsbindung | Häufig keine | Zu prüfen | Zu prüfen | Nach Vereinbarung |
Fester Arbeitsplatz, Hot Desk und Privatbüro: die Unterschiede
Ein Hot Desk wird nach Bedarf stunden- oder tageweise gebucht. Ein fester Arbeitsplatz ist ausschließlich Ihnen zugeordnet, befindet sich aber in einem gemeinsam genutzten Raum. Ein Privatbüro ist ein abgeschlossener Raum für eine Person oder ein Team.
Betreiber verwenden unterschiedliche Bezeichnungen. Dieselbe Leistung kann als fester Schreibtisch, Zugangspauschale oder Mitgliedschaft angeboten werden. Vergleichen Sie die vertraglich beschriebenen Leistungen, nicht die Produktnamen.
Was muss im Vertrag geprüft werden?
Zuerst die Vertragsart: Büroüberlassung, Mietvertrag und Dienstleistungsvertrag haben unterschiedliche Regeln und Schutzwirkungen. Bietet der Anbieter auch Postbearbeitung, Telefonannahme, Empfang oder Sitzungsorganisation, kann das Gesamtpaket als Domizilierung gelten, für die eine entsprechende Befugnis nötig ist. Lassen Sie sich den Status schriftlich bestätigen.
Nutzung und Adresse: Prüfen Sie die ausschließliche Nutzung und Klauseln, die einen Umzug, eine Neuzuweisung des Raums oder einen Gebäudeverkauf ohne Vorankündigung erlauben. Ein Ortswechsel verändert Ihre Adresse und damit die Handelsregisterformalitäten.
Preis: Klären Sie die Berechnungsbasis je Platz, Tag, Monat oder gesamtem Büro, ob der Betrag netto ist, wie indexiert wird und ob einseitige Erhöhungen möglich sind. Prüfen Sie Zusatzkosten und Bindungsdauer, von der ein Rabatt abhängen kann.
Vertragsende: Laufzeit, automatische Verlängerung, Kündigungsfrist, Höhe und Rückzahlung einer Kaution, Kündigungsstrafen, Folgen eines Verkaufs oder einer Betriebseinstellung des Anbieters sowie Verbot oder Erlaubnis der Untervermietung. Prüfen Sie außerdem, ob die Flächenangabe Brutto-, Nutz- oder gewichtete Fläche meint.
Auf Anfrage erhalten Sie ein Muster für einen Privatbürovertrag anhand der CSSF-Kriterien. Es ist eine Arbeitsvorlage, die vor jeder Nutzung durch einen Anwalt geprüft werden muss.
Kann eine Coworking-Adresse als Gesellschaftssitz dienen?
Ja, abhängig vom Vertrag. Nach der CSSF-Mitteilung vom 23. November 2021 in der Fassung vom 17. Dezember 2021 ist die Bereitstellung eines Sitzes oder einer Adresse für eine dort tätige Gesellschaft mit oder ohne Zusatzleistungen Domizilierung im Sinne von Artikel 1 des Gesetzes vom 31. Mai 1999. Dazu zählen Adressen über Großraumbüroplätze oder virtuelle Büros.
Domizilierung erfordert einen befugten Anbieter und eine Domizilierungsvereinbarung. Angehörige regulierter Berufe dürfen sie nur ergänzend für Gesellschaften anbieten, denen sie ihre beruflichen Leistungen erbringen. Wer ein domizilierendes Businesscenter oder Coworking-Angebot betreibt, benötigt zuvor eine CSSF-Zulassung als spezialisierter PFS nach Artikel 28-9 des Finanzsektorgesetzes.
Bei uns übernimmt Cerno Law als Avocat à la Cour, eingetragen in Liste I der Anwaltskammer, die Domizilierung und schließt direkt mit Ihnen ab. Sie kann mit Ihrem gewählten Arbeitsort kombiniert werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite zur Gesellschaftsdomizilierung.
Tatsächliche Vermietung: die CSSF-Kriterien
Die Anmietung eines geschlossenen Privatbüros ist grundsätzlich keine Domizilierung, wenn sie tatsächlich, dauerhaft und zur ausschließlichen Nutzung erfolgt. Die CSSF nennt fünf Situationen, in denen dies nicht zutrifft.
Erstens fehlt ein privater, ausschließlich genutzter Raum mit gesichertem Zugang. Zweitens reicht die Fläche für die tatsächliche Gesellschaftstätigkeit nicht aus. Drittens wird das Büro nicht dauerhaft und ausschließlich genutzt. Viertens erfolgt die tatsächliche Geschäftsleitung aus der Ferne.
Fünftens bietet der Dienstleister mindestens eine der folgenden Leistungen: Empfang physischer oder digitaler Post einschließlich nicht privater oder ungesicherter Briefkästen und Fächer; Öffnen, Scannen, Weiterleiten oder Versenden von Post; Annahme oder Weiterleitung von Anrufen; Sitzungsorganisation; Besucherempfang. Bereits eine dieser Leistungen genügt, um das Gesamtangebot als Domizilierung einzustufen.
Inkubatoren, die Start-ups in einer innovativen Entwicklungsphase begleiten, üben keine Domizilierung im Sinne des Gesetzes aus. Domizilierung ohne Befugnis ist eine Straftat und kann mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren und Geldstrafe geahndet werden.
Büro und wirtschaftliche Substanz
Beansprucht eine Gesellschaft steuerliche oder abkommensrechtliche Vorteile, wird Substanz anhand tatsächlicher Umstände beurteilt: in Luxemburg tagende Entscheidungsorgane, fachkundige Geschäftsleitung, eigene Mittel und lokale Buchhaltung. Ein gemieteter Platz allein belegt dies nicht. Ein Privatbüro, in dem tatsächlich entschieden wird, wiegt stärker als ein gelegentlich genutzter Gemeinschaftsplatz.
Bewahren Sie Nachweise auf: Protokolle der vor Ort abgehaltenen Sitzungen, Anwesenheit der Geschäftsleitung und von Luxemburg aus unterzeichnete Verträge. Weitere Informationen stehen auf der Seite zur wirtschaftlichen Substanz nach ATAD.
Büro und Niederlassungsgenehmigung
Die Niederlassungsgenehmigung verlangt einen festen Betrieb in Luxemburg nach Artikel 5 des geänderten Gesetzes vom 2. September 2011. Er umfasst fünf Elemente: zur Art und Größe der Tätigkeit passende Räume, notwendige administrative und technische Infrastruktur, tatsächliche und dauerhafte Leitung, regelmäßige Anwesenheit der Geschäftsleitung sowie Aufbewahrung der Geschäfts-, Buchhaltungs- und Personalunterlagen vor Ort. Das Gesetz stellt klar, dass Domizilierung allein keinen Betrieb begründet.
Ein von der CSSF als Domizilierung eingeordneter Großraumbüroplatz oder ein virtuelles Büro bietet daher eine unsichere Grundlage. Ein tatsächlich gemietetes Privatbüro oder ein eigener Mietraum erfüllt die Kriterien eher. Im Antragsverfahren können Mietvertrag oder Betriebsnachweis verlangt werden; die Beurteilung verbleibt beim Ministerium.
Mietvertrag auf den Namen der Gesellschaft: Lassen Sie den Vertrag für die antragstellende Gesellschaft ausstellen, nicht für Geschäftsführer oder Gesellschafter. Bei einer Gesellschaft in Gründung unterschreiben Sie für diese und lassen die Verpflichtung nach Gründung übernehmen. Bleibt der Raum privat angemietet, braucht die Gesellschaft eine schriftliche Untervermietung oder Nutzungsüberlassung, die der Mietvertrag zulassen muss.
Parkplatz, Garage und Lager: Ein Stellplatz, eine Garage oder eine Lagerbox allein genügen nicht, weil administrative Infrastruktur und Platz für Unterlagen fehlen. Nutzt Ihre Tätigkeit Fahrzeuge oder Material, etwa im Bau, Transport, Liefer- oder Reparaturdienst, müssen auch Abstell- und Lagerorte geplant werden. Die Einrichtung muss zur Tätigkeit passen; das Ministerium kann danach fragen.
Adresse und weitere Pflichten: Die Betriebsadresse steht in der Genehmigung. Ein Umzug wird als Änderung der Betriebsadresse gemeldet. Buchhaltungs- und Personalunterlagen müssen vor Ort oder jederzeit zugänglich sein. Wir prüfen Ihren Fall vor Vertragsabschluss, damit Sie keinen Raum bezahlen, der für den Antrag ungeeignet ist.
Miete, Mehrwertsteuer und Buchhaltung
Reine Bürovermietung und ein Coworking-Dienstleistungspaket werden nicht immer gleich mehrwertsteuerlich behandelt. Wir bestimmen die Behandlung anhand des Vertrags, buchen den Aufwand, überwachen Fälligkeiten und bearbeiten etwaige Weiterberechnungen zwischen Konzerngesellschaften.
Ablauf
Nutzung bestimmen
Personenzahl, Anwesenheitstage, Vertraulichkeit, Kundentermine und Bedarf an einer offiziellen Adresse klären.
Verträge vergleichen
Bindungsdauer, Kündigungsfrist, Preisbasis, enthaltene Leistungen, Zugang außerhalb der Öffnungszeiten und Tarifwechsel prüfen.
Mit der Struktur abstimmen
Gesellschaftssitz und RCS, Domizilierung, Genehmigung, Substanz, Buchhaltung und Mehrwertsteuer auf Widersprüche prüfen.
Buchhalterisch begleiten
Mietaufwand, Mehrwertsteuer, mögliche konzerninterne Weiterberechnung und Vertragsfälligkeiten verfolgen.
Ihren Bürobedarf in Luxemburg klären?
Erste Antwort innerhalb von 24 Arbeitsstunden durch eine namentlich benannte Ansprechperson. Verbindliches Angebot innerhalb von 48 Arbeitsstunden nach Festlegung des Leistungsumfangs. NDA auf Anfrage vor der Übermittlung vertraulicher Unterlagen.
Häufige Fragen
Was ist ein fester Coworking-Arbeitsplatz?
Ein einem einzigen Nutzer zugewiesener Platz in einem Gemeinschaftsraum. Er unterscheidet sich vom nach Bedarf gebuchten Hot Desk und vom abgeschlossenen Privatbüro.
Was unterscheidet einen festen Arbeitsplatz vom Privatbüro?
Der feste Arbeitsplatz liegt im Gemeinschaftsraum und bietet weniger Vertraulichkeit. Das geschlossene Privatbüro eignet sich eher für Teams oder vertrauliche Gespräche.
Kann ich meinen Gesellschaftssitz in einem Coworking-Bereich eintragen?
Ja, entweder durch Domizilierung bei einem befugten Anbieter, auch bei Großraum- und virtuellen Büros, oder durch tatsächliche, dauerhafte und ausschließliche Anmietung eines geschlossenen Büros, die nach der CSSF grundsätzlich keine Domizilierung ist.
Genügt ein gemietetes Büro für wirtschaftliche Substanz?
Nein. Substanz beruht auf tatsächlichen Entscheidungen in Luxemburg, kompetenter Geschäftsleitung, eigenen Mitteln und lokaler Buchhaltung. Das Büro ist ein Bestandteil, kein alleiniger Nachweis.
Genügt ein Coworking-Vertrag für die Niederlassungsgenehmigung?
Bei einem Großraumbüroplatz ist die Grundlage unsicher. Das Gesetz verlangt einen festen Betrieb und schließt reine Domizilierung aus; die CSSF ordnet einen solchen Platz als Domizilierung ein. Ein auf die Gesellschaft tatsächlich gemietetes Privatbüro passt besser. Wir lesen den Vertrag vor der Unterzeichnung.
Muss der Mietvertrag auf die Gesellschaft lauten?
Das empfehlen wir, weil die Gesellschaft die Genehmigung für ihren Betrieb beantragt. Bei einem Vertrag auf Geschäftsführer oder Gesellschafter ist eine schriftliche Untervermietung oder Nutzungsüberlassung an die Gesellschaft nötig, die der Hauptvertrag erlauben muss.
Welche Fallstricke hat ein Coworking-Vertrag?
Prüfen Sie Bindungsdauer, Kündigungsfrist, Preisbasis, enthaltene Leistungen, Tarifwechselmöglichkeiten und Höchstgrenzen der Teamgröße.
Vermieten Sie selbst Büros?
Nein. Wir vermitteln Kontakte zu ausgewählten Partnern, mit denen Sie direkt abschließen. Wir klären den Bedarf, lesen den Vertrag und behandeln Buchhaltung, Mehrwertsteuer sowie RCS- und RBE-Folgen.
Haben Sie einen Musterbürovertrag?
Ja, auf Anfrage ein Muster für ein Privatbüro nach den CSSF-Kriterien tatsächlicher Vermietung. Es ist eine Arbeitsvorlage und muss vor Nutzung durch einen Anwalt geprüft werden.
Was kostet ein fester Arbeitsplatz oder Privatbüro?
Das hängt von Betreiber, Preisbasis je Platz, Tag, Monat oder Gesamtbüro und der Bindungsdauer ab. Tages- und Monatspreise sind nicht unmittelbar vergleichbar. Vergleichen Sie die jährlichen Gesamtkosten einschließlich Nebenkosten, Kaution und Mehrwertsteuer. Verbindlich ist nur das schriftliche Betreiberangebot.
Amtliche Quellen und Überprüfung
Diese Seite wird unter der redaktionellen Verantwortung von Mickaël LOC für Financial Services Luxembourg veröffentlicht (Niederlassungsgenehmigung 10077274). Die genannten Regeln sind bei den zuständigen Behörden anhand des konkreten Sachverhalts zu prüfen.
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