Buchhaltung in Luxemburg auslagern: Umfang, Zeitplan und Kosten

Ein vollständiges Mandat umfasst sieben Arbeitsbereiche: laufende Buchführung und Bankabstimmungen, periodische Mehrwertsteuererklärungen, Abschlussarbeiten und Inventurbuchungen, Erstellung des Jahresabschlusses mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang, Vorbereitung der Genehmigungsunterlagen, Validierung der strukturierten Daten auf eCDF und anschließend Hinterlegung der Unterlagen beim RCS. Management-Reporting, Konsolidierung und Lohnabrechnung werden gesondert vereinbart.

Zu Beginn werden drei Punkte festgelegt: die Häufigkeit der Buchführung, wer die Belege erfasst und welcher Automatisierungsgrad vorgesehen ist. Eine Gesellschaft, die ihre Kontoauszüge über eine automatische Bankanbindung übermittelt, verursacht nicht denselben Erfassungsaufwand wie eine Gesellschaft, die am Quartalsende gescannte Unterlagen liefert. Das wirkt sich auf das Honorar aus. Die einzelnen Arbeitsergebnisse erläutert die Seite zu den Jahresabschlüssen, das angewandte Regelwerk die Seite zur LuxGAAP-Buchhaltung.

Die Verantwortung für ordnungsgemäße Buchführung und Aufstellung des Abschlusses liegt beim Leitungsorgan; das Buchhaltungsbüro führt den ihm übertragenen Auftrag aus. Diese Aufteilung bestimmt den Zeitplan: Verspätet übermittelte Belege wirken sich vollständig auf den Hinterlegungstermin aus.

In der Praxis übermitteln Sie die Belege und geben die erforderlichen Freigaben. Wir kontieren, stimmen jedes Bankkonto ab, erstellen und reichen Mehrwertsteuererklärungen ein und dokumentieren Vorschläge zu Bewertungen und Rückstellungen. Das Leitungsorgan entscheidet und stellt den Abschluss auf; die Versammlung genehmigt ihn. Wir validieren die Daten auf eCDF, hinterlegen beim RCS und übergeben die Hinterlegungsnachweise. Diese Zuständigkeitsmatrix wird bei Mandatsbeginn festgelegt und dem Auftrag beigefügt. Sie beseitigt den wichtigsten Verzögerungsfaktor, den wir bei übernommenen Mandaten beobachten: Unklarheit darüber, welche Partei den nächsten Schritt auslöst. Diese Aufteilung ist das zweite der sieben Kriterien zur Wahl eines Buchhaltungsbüros: Was wird intern erbracht und was Partnern anvertraut, einschließlich der Domizilierung?

Fünf Arten von Arbeiten liegen außerhalb des Umfangs eines zugelassenen Buchhaltungsbüros: die gesetzliche Abschlussprüfung, die bei prüfungspflichtigen Gesellschaften einem zugelassenen Réviseur d’entreprises obliegt; das Mandat des Commissaire aux comptes, eines eigenständigen Überwachungsorgans mit gesondertem Auftrag; die Erstellung rechtlicher und notarieller Urkunden; Bewertungsentscheidungen, die wir dokumentieren und vorschlagen, über die jedoch das Leitungsorgan entscheidet und für die es Verantwortung trägt; sowie die Rekonstruktion von Unterlagen, die Dritte besitzen. Hier organisieren wir Nachfassaktionen, können die jeweiligen Inhaber aber nicht ersetzen.

Ein ausdrücklich festgelegter Umfang verringert Streitigkeiten am Mandatsende wirksamer als eine im Auftragstext versteckte Ausschlussklausel.

Der Kalender wird vom gewünschten Versammlungstermin aus rückwärts aufgebaut. Bei einem Geschäftsjahr, das am 31. Dezember endet, wird die letzte Periode von Januar bis März verbucht. Abschlussarbeiten und Inventurbuchungen folgen im März und April, die Aufstellung des Abschlusses und die gesellschaftsrechtlichen Unterlagen im April und Mai, anschließend Genehmigung und eCDF-Einreichung. Aus dem Versammlungstermin leiten wir den spätesten Termin für die Belegübermittlung ab und teilen ihn zu Beginn des Geschäftsjahres schriftlich mit.

Die gesetzlichen Genehmigungs- und Hinterlegungsfristen, Sanktionen bei verspäteter Hinterlegung und das eCDF-Verfahren erläutert die maßgebliche Seite zu den Jahresabschlüssen in Luxemburg.

Vor der Aufstellung werden systematisch vierzehn Kontrollen durchgeführt und in der Abschlussakte dokumentiert: Abstimmung jedes Bankkontos und Erklärung der Differenzen, Abgleich der Kunden- und Lieferantenkonten, Bereinigung von Zwischen- und Verrechnungskonten, zeitliche Abgrenzung von Erträgen und Aufwendungen, Kontrolle der Abschreibungen, Durchsicht der Rückstellungen und Eventualverbindlichkeiten, Beurteilung zweifelhafter Forderungen, Kontrolle der Steuer- und Sozialverbindlichkeiten, Abstimmung von buchhalterischem Umsatz und Mehrwertsteuererklärungen, Kontrolle des Eigenkapitals, Erfassung von Geschäftsvorfällen mit nahestehenden Parteien, Abstimmung konzerninterner Salden, Beurteilung der Unternehmensfortführung und Abgleich des Anhangs mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

Diese Reihenfolge gilt unabhängig vom Umfang des Mandats, auch bei einer Holding ohne operative Tätigkeit. Die Kontrollen verringern das Risiko von Fehlern, Widersprüchen oder Zurückweisungen bei der Hinterlegung, beseitigen es jedoch nicht. Das Ergebnis hängt auch von der Qualität der erhaltenen Informationen und der Vollständigkeit der Belege ab. Die Abstimmung zwischen Mehrwertsteuer und Buchhaltung zeigt die meisten Auffälligkeiten: Eine Differenz deutet fast immer auf eine nicht erfasste Rechnung oder einen falsch eingeordneten innergemeinschaftlichen Umsatz hin. Beide Fehler verursachen deutlich höhere Kosten, wenn sie erst nach der Hinterlegung entdeckt werden.

Es handelt sich um vier unterschiedliche Einrichtungen beziehungsweise Verfahren, die in dieser Reihenfolge zusammenwirken. Die strukturierten Finanzdaten werden auf der eCDF-Plattform im Format des standardisierten Kontenplans vorbereitet und validiert. Anschließend werden Jahresabschluss und zugehörige Unterlagen beim RCS hinterlegt, das von Luxembourg Business Registers geführt wird. Schließlich wird die Mitteilung über die Hinterlegung im RESA veröffentlicht.

Der Ausdruck „eCDF-Hinterlegung“ führt häufig zu Verwechslungen: eCDF ist ein Validierungsschritt, nicht die abschließende öffentliche Hinterlegung. Eine Gesellschaft, deren Daten auf eCDF validiert wurden, die aber noch nicht beim RCS hinterlegt hat, erfüllt ihre Hinterlegungspflicht weiterhin nicht.

Ab 250 € monatlich ohne Mehrwertsteuer für eine Gesellschaft mit begrenzter Tätigkeit, zuzüglich der luxemburgischen Mehrwertsteuer von 17 %. Acht Faktoren bestimmen das Angebot: monatliche Zahl der Buchungen, Häufigkeit der Mehrwertsteuererklärungen, Zahl der Bankkonten und Währungen, Beschäftigung von Personal, konzerninterne und internationale Vorgänge, Konsolidierung oder Gruppenreporting, Alter und Qualität der übernommenen Unterlagen sowie Dringlichkeit. Die Abschlagszahlung umfasst den Jahresabschluss, seine eCDF- und RCS-Einreichung und die jährliche Steuererklärung. Lohnabrechnung, amtliche Gebühren Dritter und Aufgaben außerhalb des Umfangs werden separat beziffert.

Zwei Missverständnisse treten häufig auf: Eine Abschlagszahlung für laufende Buchführung wird mit einer Abschlagszahlung einschließlich Jahresabschluss verglichen, obwohl der sichtbare Unterschied aus dem Umfang und nicht aus dem Stückpreis entsteht. Zudem wird der Zustand des übernommenen Mandats unterschätzt, obwohl er im ersten Jahr stärker ins Gewicht fällt als das laufende Volumen. Abschlagszahlungen nach Profil finden Sie auf der Seite zu den Buchhaltungskosten in Luxemburg.

Ein rückständiges Mandat wird Geschäftsjahr für Geschäftsjahr in zeitlicher Reihenfolge anhand der letzten hinterlegten Saldenbilanz rekonstruiert: Bestandsaufnahme und Zeitplan zur Bereinigung, Rekonstruktion des Hauptbuchs, Berichtigung der periodischen Erklärungen und anschließend Hinterlegung der fehlenden Geschäftsjahre in der richtigen Reihenfolge. Das Angebot trennt die Aufarbeitung stets von der laufenden Betreuung. Ein Rückstand wächst nicht nur mengenmäßig: Belege gehen verloren, Ansprechpartner wechseln und die Rekonstruktion eines alten Vorgangs erfordert Nachforschungen, deren Aufwand in keinem Verhältnis zu seinem Buchwert steht.

Der Wechsel des Buchhaltungsbüros wird anhand der vom bisherigen Dienstleister übermittelten Saldenbilanz und des Hauptbuchs sowie der Belege der laufenden Periode organisiert. Die periodischen Erklärungen werden während des Übergangs weitergeführt.