Verwaltungsratsmandate in Luxemburg, Leistungen, Mandatsumfang und Honorare.

Die Leistung stellt einer luxemburgischen Gesellschaft ein oder mehrere Verwaltungsratsmitglieder zur Verfügung, die ihr Mandat tatsächlich ausüben. Sie beschränkt sich nicht auf Unterschriften, sondern umfasst Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen, Prüfung der zur Abstimmung vorgelegten Unterlagen, Entscheidungen, Protokollierung und Registerführung.

Entscheidend ist der Inhalt des Mandats. Wer vorgefertigte Beschlüsse erhält und ohne Prüfung unterschreibt, übt unabhängig von seinem Lebenslauf keine tatsächliche Funktion aus. Wer das Board Pack vorab erhält, Fragen stellt, zusätzliche Nachweise verlangt und Vorbehalte protokollieren lässt, nimmt das Amt tatsächlich wahr. Dieser Unterschied ist in der Satzung nicht sichtbar, in den Verwaltungsratsakten dagegen deutlich.

Diese Dokumentation wird bei Steuerprüfungen, Verkaufsprüfungen, Bankprüfungen oder Gesellschafterstreitigkeiten untersucht. Sie entsteht laufend mit den Sitzungen und lässt sich nicht nachträglich herstellen.

Das Mandat wird mit den übrigen Bestandteilen der lokalen Präsenz abgestimmt: Domizilierung, Buchhaltung und Jahresabschluss sowie angemessene wirtschaftliche Substanz nach ATAD. Einzelne Elemente bewirken wenig; aufeinander abgestimmt und dokumentiert ergeben sie belastbare Unterlagen.

Unter derselben Bezeichnung bietet der luxemburgische Markt sehr unterschiedliche Leistungen an. Die eine stellt einen Namen bereit, um formelle Anforderungen zu erfüllen. Die andere besteht in der tatsächlichen Mandatsausübung. Die Preise unterscheiden sich erheblich; gerade dieser Unterschied sollte bei der Auswahl aufmerksam machen.

Seit der Umsetzung der ATAD-Richtlinien hat sich der Prüfungsfokus verschoben. Die Steuerverwaltung eines Quellenstaats fragt bei einer luxemburgischen Holding nicht nur nach ihrer Existenz, sondern nach dem Ort der Entscheidungen. Wohnen alle Mitglieder im Ausland, finden nie physische Sitzungen in Luxemburg statt und werden Beschlüsse ausschließlich im Umlaufverfahren gefasst, fällt die Antwort ungünstig aus.

Ein häufig unterschätzter Punkt: Umlaufbeschlüsse sind gesellschaftsrechtlich zulässig, wenn die Satzung sie erlaubt. Ihre ausschließliche Nutzung ist für die Substanz jedoch ein schwaches Signal. Bewährt hat sich, laufende Entscheidungen im Umlaufverfahren und wesentliche Entscheidungen bei physischen Sitzungen in Luxemburg zu treffen: Erwerbe, Verkäufe, Finanzierungen, Ausschüttungen und Abschlussfeststellungen.

Muss die Struktur einen tatsächlichen Abstand zwischen Gesellschafter und Entscheidungsorgan nachweisen, ist zusätzlich ein unabhängiges Verwaltungsratsmitglied zu betrachten.

Das geänderte Gesetz vom 10. August 1915 lässt erheblichen Spielraum. Eine Aktiengesellschaft mit nur einem Aktionär kann ein einziges Verwaltungsratsmitglied haben; andernfalls sind mindestens drei Mitglieder erforderlich. Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung wird durch einen oder mehrere Geschäftsführer geleitet und benötigt keinen Verwaltungsrat.

Die gesetzliche Mindestzahl ist dennoch kein ausreichender Ausgangspunkt. Die Zusammensetzung richtet sich nach dem Risikoprofil und den Stellen, die die Struktur prüfen werden: Steuerverwaltung eines Quellenstaats, Partnerbank, Investor oder möglicher Erwerber. Eine Holding mit Beteiligungen in drei Rechtsordnungen und bedeutenden Dividendenausschüttungen wird anders geführt als eine passive Immobiliengesellschaft.

Drei Faktoren wiegen schwerer als die bloße Zahl: der tatsächliche Wohnsitz der Mitglieder, der reale Sitzungen ermöglicht; ihre Fachkenntnis zur Tätigkeit, denn wer seine eigenen Entscheidungen nicht erklären kann, schwächt die Unterlagen; und ihre Verfügbarkeit. Ein Mandat mit sechs jährlichen Sitzungen erfordert einen anderen Einsatz als eines mit einer Sitzung.

Wir stimmen die Zusammensetzung mit Ihnen ab und verbinden sie mit der Governance des Verwaltungsrats sowie bei internationalen Gruppen mit der grenzüberschreitenden Governance.

Konzerninterne Governance ist häufig die Schwachstelle luxemburgischer Strukturen. Ihre Entscheidungen wirken technisch und unproblematisch: ein konzerninternes Darlehen, eine Cash-Pooling-Vereinbarung, weiterberechnete Leistungen oder eine Garantie für eine Tochtergesellschaft.

Gerade diese Entscheidungen bündeln jedoch Risiken. Sie legen Bedingungen zwischen verbundenen Parteien fest und müssen so begründbar sein, als wären sie unter unabhängigen Parteien vereinbart worden. Ein Darlehenszins ohne Analyse, eine unentgeltliche Garantie oder Managementgebühren ohne Leistungsbeschreibung stehen regelmäßig am Anfang von Prüfungsfragen.

Das luxemburgische Gesellschaftsrecht verlangt zudem ein bestimmtes Verfahren. Hat ein Verwaltungsratsmitglied bei einer vorgelegten Transaktion ein vermögensrechtliches Interesse, das dem Gesellschaftsinteresse entgegensteht, muss es dies erklären, sich der Beratung enthalten und die Erklärung protokollieren lassen. Die nächste Hauptversammlung muss über die Transaktion informiert werden. Das Verfahren ist einfach; seine Auslassung schwächt die Entscheidung und fällt bei einer Due Diligence sofort auf.

Der Verwaltungsrat hat somit zwei Aufgaben: die wirtschaftliche Begründung jedes Geschäfts mit verbundenen Parteien dokumentieren und gegebenenfalls das Interessenkonfliktverfahren einhalten. Beides verursacht im laufenden Betrieb wenig Aufwand und ist bei einer späteren Prüfung wertvoll.

Verantwortungsbewusste Führungskräfte stellen diese Frage vor der Mandatsannahme; Anbieter beantworten sie nicht immer klar. Die Haftung luxemburgischer Verwaltungsratsmitglieder umfasst drei Ebenen.

Gegenüber der Gesellschaft haften Mitglieder für die Mandatsausübung und Geschäftsführungsfehler. Gegenüber Gesellschaft und Dritten haften sie für Verstöße gegen Gesellschaftsgesetz und Satzung. Die Mitglieder haften dabei gesamtschuldnerisch, außer ein Mitglied hat nicht am Verstoß mitgewirkt und diesen angezeigt. Im Konkurs kann die Haftung der Leitung geltend gemacht werden, wenn ein Geschäftsführungsfehler zur Unterdeckung beigetragen hat.

Daraus folgen drei praktische Konsequenzen. Erstens macht die protokollierte Gegenstimme oder der Vorbehalt die Entlastung nachvollziehbar; ohne diesen Nachweis greift die gesamtschuldnerische Haftung. Zweitens lässt sich die Überwachung der Finanzlage faktisch nicht abgeben: Ein Verwaltungsrat, der nie Liquidität oder Fälligkeiten prüft, gerät bei Insolvenz in Schwierigkeiten. Drittens wird eine Organhaftpflichtversicherung vor Amtsübernahme vereinbart, nicht erst nach einem Schaden.

Wer seine Haftung kennt, verlangt Unterlagen, fordert einen Sitzungskalender und unterschreibt keine unverstandenen Beschlüsse. Genau dieses Verhalten schafft die angestrebte Substanz. Übernommene Verantwortung und gute Governance gehören deshalb unmittelbar zusammen.

Ein Mandatspreis ist nur mit dem zugehörigen Leistungsumfang aussagekräftig. Vier Faktoren erklären den größten Teil der Preisunterschiede auf dem luxemburgischen Markt.

Zunächst die Struktur: Eine gewöhnliche Beteiligungsgesellschaft verursacht einen anderen Aufwand als ein Anlagevehikel im AIFM-Rahmen, bei dem regulierte Beauftragte überwacht und diese Kontrollen dokumentiert werden müssen. Hinzu kommen die Sitzungsfrequenz nach Umfang und Komplexität der Entscheidungen, das Tätigkeitsrisiko mit entsprechend gründlicher Vorbereitung vor jeder Abstimmung sowie tatsächlich enthaltene Zusatzaufgaben wie Gesellschaftsverwaltung, Registerführung, Einberufung von Versammlungen und Abstimmung mit externen Beratern.

Ein häufiger Fehler ist der reine Preisvergleich zwischen einem nominalen und einem tatsächlich ausgeübten Mandat. Leistungen und Risiken unterscheiden sich. Ein rein nominales Amt spart einen begrenzten Jahresbetrag, kann aber eine steuerliche Umqualifizierung, die Versagung von Abkommensvorteilen oder einen Verkaufsabschlag verursachen.

Wirtschaftlich sinnvoll ist daher der Vergleich des Jahreshonorars mit den abgedeckten Risiken: Ausschüttungen, deren Behandlung von der Beteiligungsbefreiung abhängt, durch die Struktur vermiedene Steuern oder der Bilanzwert der SOPARFI im Konzern. Bei Anlagevehikeln kommt die Unterstützung für AIFM und Verwaltungsgesellschaften hinzu.