FAIA Luxemburg: Die von der AED verlangte Prüfdatei

FAIA, der Fichier d’audit informatisé der AED, ist eine einzige XML-Datei, die die Buchhaltungsdaten eines Geschäftsjahres in einer vorgegebenen Struktur enthält. Sie ermöglicht der Verwaltung, eine vollständige Buchhaltung in ihr Analysewerkzeug zu laden und automatisierte Prüfungen durchzuführen.

Den maßgeblichen Rahmen bildet die FAIA-Empfehlung der AED in Version 2.01 mit dem Schema FAIA_v_2.01_full.xsd. Sie setzt den SAF-T-Standard der OECD in Luxemburg um. Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Buchhaltungsdaten beruht auf dem Gesetz vom 19. Dezember 2008.

Es handelt sich nicht um einen frei gestaltbaren Export. Struktur, Bezeichnung der Tags und Hierarchie der Blöcke sind durch das veröffentlichte Schema festgelegt. Ein nicht konformer Export ist eine ungültige Datei, selbst wenn die darin enthaltenen Beträge stimmen.

Die AED richtet sich an Steuerpflichtige, die eine ordnungsgemäße Buchhaltung führen müssen und ein computergestütztes Buchhaltungssystem verwenden. Die Bereitstellung erfolgt auf Aufforderung der Verwaltung. Diese Möglichkeit besteht seit dem Abschluss des Geschäftsjahres 2011.

Die Umsatzschwelle von 112 000 Euro wird häufig als Kriterium für die Pflicht genannt. Tatsächlich entspricht dieser Betrag der Schwelle für die jährliche Abgabe von Mehrwertsteuererklärungen. Er ist ein nützlicher praktischer Anhaltspunkt, aber keine automatische Befreiungsregel. Im Zweifel ist eine Bestätigung bei der AED einzuholen.

Die Risikosituationen ähneln sich: ein Unternehmen mit einer nicht an Luxemburg angepassten Software, eine Tochtergesellschaft, die auf dem ERP-System eines ausländischen Konzerns ohne FAIA-Modul arbeitet, oder ein Unternehmen, das während des Geschäftsjahres die Software gewechselt hat und dessen Daten auf zwei Systeme verteilt sind.

Die Datei besteht aus aufeinanderfolgenden Blöcken. Jeder enthält Prüfpunkte, die in der Praxis immer wieder relevant sind.

Weil die Validierung gegen das Schema nur die Form prüft. Sie bestätigt, dass die Datei der erwarteten Syntax entspricht, nicht jedoch, dass die Buchhaltung inhaltlich schlüssig ist.

Die Abweichungen, die tatsächlich Rückfragen auslösen, sind anderer Art: Umsätze, die sich nicht mit den eingereichten Mehrwertsteuererklärungen abstimmen lassen, in Buchungen verwendete Steuersätze, die in der Steuertabelle fehlen, verwendete Kunden- oder Lieferantenkonten ohne entsprechenden Stammdatensatz oder unerklärte Lücken in der Rechnungsnummerierung.

FAIA macht aus einer Belegprüfung eine Analyse des gesamten Datenbestands. Eine Unregelmäßigkeit, die bei einer Stichprobe von zwanzig Belegen unbemerkt blieb, wird im vollständigen Geschäftsjahr sichtbar.

Das Risiko lässt sich mit wenigen Maßnahmen begrenzen. Erstellen Sie die FAIA-Datei für das abgeschlossene Geschäftsjahr und validieren Sie sie gegen das Schema. Bietet die Software diese Funktion nicht, besteht keine Möglichkeit zur Erstellung. Stimmen Sie den Umsatz in der Datei mit den eingereichten Erklärungen ab, Zeile für Zeile und nicht nur insgesamt. Prüfen Sie die Zuordnung der Konten zum standardisierten Kontenplan. Sie ist der erste Prüfungspunkt der Verwaltung und die häufigste Schwachstelle ausländischer Software.

Für ein Geschäftsjahr eines kleinen oder mittleren Unternehmens beanspruchen diese drei Kontrollen einen halben Arbeitstag. Muss die Buchhaltung erst nach Eingang einer Prüfungsankündigung rekonstruiert werden, um eine FAIA-Datei zu erstellen, dauert dies mehrere Wochen.