Elektronische Rechnungen in Luxemburg: B2G-Pflichten

Jeder Wirtschaftsteilnehmer, der einer Stelle des luxemburgischen öffentlichen Sektors im Rahmen eines öffentlichen Auftrags oder eines Konzessionsvertrags eine Rechnung stellt, muss eine strukturierte elektronische Rechnung ausstellen. Die Pflicht hängt nicht von der Unternehmensgröße ab: Seit dem 18. März 2023 gilt sie für sämtliche Wirtschaftsteilnehmer.

Entscheidend ist nicht der Status des Kunden, sondern die Art des Vertrags. Das Gesetz betrachtet jeden schriftlichen Vertrag zwischen einem Wirtschaftsteilnehmer und einer Stelle des öffentlichen Sektors über die Ausführung von Arbeiten, die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen als öffentlichen Auftrag.

Maßgeblich ist das Gesetz vom 13. Dezember 2021 zur Änderung des Gesetzes vom 16. Mai 2019, das am 18. Dezember 2021 in Kraft trat. Ergänzt wird es durch die großherzogliche Verordnung desselben Tages, die das gemeinsame Zustellnetz bestimmt.

Die Pflicht wurde in drei Stufen eingeführt, gerechnet ab dem Inkrafttreten des Gesetzes. Heute steht keine dieser Stufen mehr aus.

Nein. Das gesetzlich vorgeschriebene Format ist XML oder eine Datei, die XML enthält. Eine PDF-Rechnung erfüllt die Pflicht auch dann nicht, wenn sie einwandfrei lesbar ist und sämtliche mehrwertsteuerlichen Pflichtangaben enthält. Die Zentralverwaltungen akzeptieren keine PDF-Rechnungen mehr.

Die Überlegung des Gesetzgebers ist funktionaler Art: Eine PDF-Rechnung erfordert beim Empfänger eine erneute Dateneingabe oder eine fehleranfällige automatisierte Erkennung. Eine strukturierte Rechnung lässt sich dagegen direkt in das Buchhaltungssystem übernehmen.

Die großherzogliche Verordnung vom 13. Dezember 2021 legt Peppol als gemeinsames Zustellnetz für den automatisierten Empfang elektronischer Rechnungen durch öffentliche Stellen fest. Das Netz wird von OpenPeppol betrieben, einem internationalen Verein ohne Gewinnerzielungsabsicht nach belgischem Recht.

Die Pflicht betrifft nicht nur den Aussteller. Wirtschaftsteilnehmer stellen konforme Rechnungen aus. Die Stellen des öffentlichen Sektors nutzen Peppol für den Empfang und, solange sie keinen eigenen Zugangspunkt haben, denjenigen des Centre des technologies de l’information de l’État. Die Ministerien und staatlichen Verwaltungen nutzen den Zugangspunkt des CTIE.

Der Aussteller verbindet sich nicht unmittelbar mit dem Netz. Er nutzt einen zertifizierten Zugangspunkt, den ein Dienstleister betreibt oder der in seine Buchhaltungssoftware integriert ist. Das System folgt dem Vier-Ecken-Modell: Aussteller, Zugangspunkt des Ausstellers, Zugangspunkt des Empfängers und Empfänger.

Die unmittelbare Folge ist keine Geldbuße, sondern ein praktisches Problem: Die Rechnung wird nicht bearbeitet. Das Dokument wird zurückgewiesen oder bleibt unbearbeitet, wodurch sich der Zahlungseingang verschiebt.

Bei einem öffentlichen Auftrag mit langen Zahlungsfristen liegt der tatsächliche Kostenfaktor in der Liquiditätswirkung. Eine Zurückweisung am Quartalsende verschiebt den Eingang um einen vollständigen Zahlungszyklus. Ein Anspruch gegen die Verwaltung besteht dabei nicht, weil der Fehler beim Rechnungsaussteller liegt.

Zu beachten ist außerdem der Rechnungsempfang, nicht nur die Ausstellung. Ein Unternehmen, das an den öffentlichen Sektor verkauft, kauft selbst ebenfalls ein. Auch seine Lieferanten stellen schrittweise auf strukturierte Formate um.