Certificat de résidence fiscale au Luxembourg : demande

Comment obtenir un certificat de résidence fiscale au Luxembourg ?

Un certificat de résidence fiscale au Luxembourg s'obtient auprès de l'Administration des contributions directes : la demande, adressée au bureau d'imposition sociétés compétent par courrier ou par le formulaire de contact, indique le nom, le matricule, le siège, le motif, l'autorité destinataire, la date de constitution et la langue souhaitée. La délivrance est gratuite.

Le document atteste une seule chose : que la société est un contribuable résident au regard du droit fiscal luxembourgeois. Il ne tranche pas la question de savoir si une convention contre les doubles impositions s'applique à elle. La terminologie officielle garde la nuance visible, puisque le portail Guichet.lu intitule sa fiche « Certificat ou confirmation de résidence fiscale » : le certificat est établi par l'administration sur la base du droit interne, la confirmation est portée sur le formulaire imposé par l'État étranger.

Nous voyons régulièrement deux erreurs sur ce point dans les dossiers repris. La première consiste à demander le certificat une fois la distribution votée et la retenue étrangère déjà opérée, ce qui transforme une formalité préalable en procédure de remboursement. La seconde consiste à le demander en français quand l'autorité destinataire ne travaille qu'en anglais : la langue se choisit dans la demande et ne se corrige pas après coup.

Quel bureau de l'Administration des contributions directes délivre le certificat ?

Le certificat de résidence fiscale d'une société luxembourgeoise est délivré par le bureau d'imposition sociétés compétent, saisi par voie postale ou par le formulaire de contact de l'administration ; la compétence suit le domicile fiscal, la catégorie de revenus ou l'objet de l'entreprise.

Depuis le 18 novembre 2024, l'administration a ouvert un Contact center qui change la façon de déposer la demande. Un formulaire unique, disponible en français, en allemand et en anglais et accessible depuis la page d'accueil de son site, permet de solliciter notamment le certificat de résidence fiscale, le certificat de revenu, le certificat de propriété ou des extraits de compte. Le dépôt est possible en permanence et un numéro de référence unique suit la demande pendant tout son traitement.

Le bureau à saisir n'est pas toujours celui que le dossier croit connaître : la page « Certificats » de l'index A à Z renvoie les organismes de placement collectif au Bureau d'imposition Sociétés 8, là où la circulaire de 2017 encore en ligne citait le Bureau Sociétés VI. Les documents partent ensuite au siège social et non chez le mandataire, ce qui suppose, en domiciliation, un prestataire qui relève et transmet le courrier.

Que doit contenir la demande de certificat de résidence fiscale ?

La demande de certificat de résidence fiscale au Luxembourg doit contenir le nom du demandeur, son matricule, son adresse ou son siège social, le motif de la demande, l'autorité destinataire, la date de constitution de la société et la langue du document.

Le motif n'est pas une formalité de politesse. L'administration demande pour quel type de revenu le certificat est sollicité — dividendes, intérêts, redevances, ouverture d'un compte, appel d'offres — parce que la rédaction du document et les vérifications préalables en dépendent. Une demande qui se borne à solliciter « un certificat de résidence » sans motif ni destinataire revient avec une question au lieu d'un document.

La langue se choisit entre le français, l'allemand et l'anglais, le français s'appliquant à défaut de demande expresse. Pour les organismes de placement collectif, une attestation de la CSSF confirmant la qualité de SICAV ou de SICAF et la surveillance exercée accompagne obligatoirement la demande. L'administration se réserve enfin de réclamer des pièces complémentaires et de vérifier, avant d'émettre le document, que le demandeur a intégralement payé ses dettes fiscales.

Sur quel critère la résidence fiscale d'une société est-elle reconnue au Luxembourg ?

Une société est un contribuable résident au Luxembourg lorsque son siège statutaire ou son administration centrale se trouve sur le territoire du Grand-Duché : l'article 159 de la loi concernant l'impôt sur le revenu pose deux critères alternatifs, et la vérification d'un seul suffit.

Un contribuable résident est imposable sur l'ensemble de ses revenus, de source luxembourgeoise comme étrangère, un revenu étranger pouvant être exonéré par convention lorsqu'il est réalisé à travers un établissement stable. Le certificat n'est donc pas une faveur administrative : il constate l'effet d'un rattachement que la société a déjà, par ses statuts ou par le lieu réel de sa direction.

L'inverse mérite d'être dit aussi clairement. Le critère de l'administration centrale est un critère de fait, et un autre État peut l'invoquer pour revendiquer la résidence d'une société dont le siège statutaire est luxembourgeois mais dont les décisions se prennent ailleurs. Un certificat luxembourgeois ne neutralise pas cette revendication : ce qui tranche, c'est la documentation de la gouvernance réelle, réunions tenues et décisions prises au Luxembourg, comme pour toute SOPARFI détenant des participations étrangères.

Dans quels cas l'administration refuse-t-elle le certificat de résidence fiscale ?

L'administration refuse ou diffère le certificat de résidence fiscale dans trois situations : lorsque le demandeur n'a pas intégralement acquitté ses dettes d'impôts et de taxes, lorsqu'un doute subsiste sur le statut de résident, et lorsque la nature de l'entité exclut par principe la délivrance.

Le cas du doute mérite d'être compris pour ce qu'il est : le certificat peut être refusé et le statut sera alors déterminé lors du dépôt de la première déclaration pour l'impôt sur le revenu. Une société constituée en cours d'année et qui n'a rien déposé se voit donc renvoyée au calendrier même que la demande cherchait à anticiper.

L'exclusion par nature est le cas le plus net : pas de certificat pour une société de personnes, dont la transparence rattache le revenu aux associés, ni pour un fonds commun de placement, fiscalement transparent. La circulaire de 2017 relative aux organismes de placement collectif admettait d'ailleurs qu'un tel fonds puisse prétendre au bénéfice d'une convention sans certificat, preuve que le document et le droit conventionnel sont deux questions distinctes.

Quelles règles particulières s'appliquent aux fonds et à la SPF ?

Deux circulaires propres encadrent le certificat de résidence fiscale au Luxembourg, la circulaire L.G.-A n° 61 du 24 décembre 2024 pour les organismes de placement collectif et la circulaire L.I.R. n° 159/2 du 4 juin 2024 pour les SPF.

Du côté des fonds, la chronologie compte : la circulaire du 24 décembre 2024, annoncée par la lettre d'information du 27 décembre 2024, remplace celle du 8 décembre 2017, qui avait elle-même remplacé celle du 12 février 2015.

Deux points opérationnels se lisent dans la pratique publiée : la demande s'adresse au Bureau d'imposition Sociétés 8 avec l'attestation de la CSSF, et le certificat est établi au nom de l'entité entière ou, sur demande, au nom de l'entité « et tous ses compartiments », jamais compartiment par compartiment. La circulaire classe par ailleurs les États partenaires en trois groupes, selon que leur convention s'applique expressément aux organismes de placement collectif, ne leur est pas applicable, ou qu'aucune position claire n'a été arrêtée.

Du côté de la SPF, l'existence d'une circulaire dédiée dit l'essentiel. Un certificat peut être délivré à une société de gestion de patrimoine familial sur le fondement du droit interne, mais le véhicule est exclu du bénéfice de la directive sur les sociétés mères et filiales et, pour la convention hispano-luxembourgeoise, l'administration a relevé son exclusion dans une décision interprétative du 21 juillet 2015. Détenir un certificat et bénéficier d'une convention restent deux choses distinctes.

À quoi sert le certificat face à une retenue à la source étrangère ?

Le certificat sert à faire reconnaître par l'État de la source que le bénéficiaire est bien résident du Luxembourg, condition que la plupart des conventions posent pour limiter la retenue sur les dividendes, les intérêts et les redevances ou pour en obtenir le remboursement.

Le document voyage dans un sens précis : du Luxembourg vers l'administration ou le payeur étranger, qui en fait la condition d'un taux réduit. La procédure, les formulaires et les délais sont ceux de l'État de la source : un certificat valable n'empêche pas la forclusion d'une demande déposée trop tard à l'étranger, et c'est donc la date limite du pays payeur qu'il faut surveiller.

Le mouvement inverse éclaire la mécanique. Lorsqu'une société luxembourgeoise distribue à un associé résident d'un État conventionné, le débiteur peut demander par écrit au bureau d'imposition compétent, sur le modèle 901bis, l'application d'un taux réduit avant ou avec la déclaration de retenue d'impôt sur les revenus de capitaux ; si la retenue a été opérée au taux normal de 15 %, le bénéficiaire peut en demander le remboursement au plus tard le 31 décembre de l'année suivant celle du versement de la retenue, sauf délai conventionnel plus favorable. Le mécanisme est symétrique pour une holding luxembourgeoise qui encaisse des dividendes étrangers.

Sources et vérification

Rédigé pour Financial Services Luxembourg et relu avant publication par Mickaël LOC, comptable autorisé (autorisation 10077274). Bureau compétent, contenu de la demande, gratuité, langue, vérification des dettes fiscales, motifs de refus, critère de résidence, règles propres aux fonds et à la SPF et délais de la procédure miroir sur les dividendes vérifiés le 18 octobre 2026 sur les sources ci-dessous.

Les sources consultées sont les suivantes. De l'Administration des contributions directes : sa foire aux questions destinée aux sociétés, pour l'envoi de la demande au bureau d'imposition sociétés compétent, le contenu exigé, l'établissement du certificat en français à défaut d'indication contraire, l'envoi au siège social, les pièces complémentaires, la vérification du paiement intégral des dettes d'impôts et de taxes, le refus possible en cas de doute avec détermination du statut au dépôt de la première déclaration et l'absence de certificat pour une société de personnes ;

sa page « Certificats » de l'index A à Z, pour le renvoi des organismes de placement collectif au Bureau d'imposition Sociétés 8 avec attestation de la CSSF ; sa page « Résident / non-résident », pour les deux critères alternatifs du siège statutaire et de l'administration centrale et l'imposition du résident sur l'ensemble de ses revenus ; sa page « Organismes de placement collectif » des Affaires internationales, pour le certificat établi au nom de l'entité et de tous ses compartiments et non par compartiment, et pour l'exclusion de la SPF du traité hispano-luxembourgeois, relevée dans la décision interprétative du 21 juillet 2015 ;

ses lettres d'information du 10 juin 2024 et du 27 décembre 2024 et sa liste de législation 2024, pour la circulaire L.I.R. n° 159/2 du 4 juin 2024 et pour la circulaire L.G.-A n° 61 du 24 décembre 2024, qui remplace celle du 8 décembre 2017, elle-même substituée à celle du 12 février 2015 ; la circulaire L.G.-A n° 61 dans ses versions de 2015 et de 2017, pour le caractère alternatif des critères de l'article 159, le classement des États partenaires en trois groupes et l'absence de certificat pour un fonds commun de placement ;

ses pages sur le taux réduit en matière de dividendes et sur la demande de réduction ou de remboursement de la retenue, pour le modèle 901bis présenté avant ou avec le modèle 900, le taux de 15 % du montant brut et le délai du 31 décembre de l'année suivant celle du versement ; sa page consacrée à la société de gestion de patrimoine familial, pour l'exclusion du bénéfice de la directive sur les sociétés mères et filiales.

Du portail Guichet.lu : la fiche « Certificat ou confirmation de résidence fiscale », pour la gratuité et la règle réservant l'établissement du document au service d'imposition de l'État de résidence ; son actualité du 21 novembre 2024, pour l'ouverture du Contact center le 18 novembre 2024, son formulaire unique en trois langues et le numéro de référence unique.

Trois points n'ont pas pu être vérifiés sur une source officielle à cette date. D'abord le texte intégral des deux circulaires décisives : les fichiers de la circulaire L.I.R. n° 159/2 du 4 juin 2024 et de la circulaire L.G.-A n° 61 du 24 décembre 2024 ne sont pas accessibles depuis cet environnement, de sorte que seuls leurs intitulés officiels, les lettres d'information qui les annoncent et les pages administratives qui en reprennent la pratique ont été lus.

Ensuite le délai de traitement d'une demande, qu'aucune page consultée ne chiffre. Enfin la question de savoir si un certificat figure parmi les pièces exigées à l'appui du modèle 901bis : la liste publiée n'en fait pas mention, l'exigence venant le cas échéant de la convention applicable. Ces points se vérifient sur le recueil de circulaires et la rubrique Affaires internationales d'impotsdirects.public.lu, et auprès du Contact center de l'administration.

Cet article présente l'état du droit à la date de publication et ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal personnalisé : la qualification de la résidence, le droit au bénéfice d'une convention, les pièces à joindre et le calendrier à respecter dépendent de la forme de la société, du lieu réel de sa direction, de l'État de la source concerné et de la convention applicable. Textes, circulaires, formulaires et délais évoluent, et toute décision engageant votre structure devrait être vérifiée à la date où vous vous en prévalez. Signalez une erreur à contact@financialservices.lu : la correction est datée dans l'article.