Frais de route et indemnités kilométriques au Luxembourg

Frais de route et indemnités kilométriques au Luxembourg : qui paie quoi ?

Frais de route et indemnités kilométriques au Luxembourg obéissent à deux régimes distincts : le trajet domicile-travail reste une charge du salarié, couverte par un forfait fiscal, tandis que le déplacement accompli dans l'intérêt de l'employeur se rembourse au réel, hors impôt sur les salaires.

Le texte qui commande tout le sujet est l'article 95, alinéa 2 de la loi modifiée du 4 décembre 1967 concernant l'impôt sur le revenu. Les salaires imposables y comprennent toutes les indemnités, à l'exception des remboursements non forfaitaires de frais exposés dans l'intérêt exclusif de l'employeur. Chaque mot de cette exception compte : le remboursement doit être non forfaitaire, et les frais doivent avoir été exposés dans l'intérêt exclusif de l'employeur.

Cette formulation produit une conséquence que beaucoup d'employeurs découvrent en contrôle. Une indemnité ronde versée chaque mois pour couvrir de vrais déplacements professionnels reste imposable, parce qu'elle est forfaitaire, alors qu'un remboursement de la même somme sur pièces et sur relevé ne l'est pas. Le montant est identique, le traitement fiscal est opposé.

La même logique vaut en amont de la paie, dans l'écriture comptable. Un remboursement de frais est une charge de la société et non un élément de rémunération, ce qui le place ailleurs au compte de profits et pertes qu'un élément de rémunération. Un forfait imposable, lui, suit le salaire brut et sa retenue, avec l'assiette de cotisation qui l'accompagne.

Pourquoi le trajet domicile-travail n'est pas un frais de route au Luxembourg

Le trajet domicile-travail n'est pas un frais de route au Luxembourg : il constitue une dépense personnelle du salarié, et le législateur l'a compensée par une déduction forfaitaire propre, les frais de déplacement de l'article 105bis de la loi concernant l'impôt sur le revenu, inscrits d'office sur la fiche de retenue.

Ce forfait se calcule en unités d'éloignement entre la commune du domicile et le lieu de travail. L'Administration des contributions directes fixe la déduction à 99 euros par unité d'éloignement et par année d'imposition. Les quatre premières unités ne sont pas prises en compte depuis 2013, et la déduction est plafonnée à 26 unités, soit 2 574 euros par an. Pour un non-résident, la distance s'apprécie par analogie, entre le chef-lieu de la commune étrangère du domicile et le point d'entrée sur le territoire luxembourgeois, auquel s'ajoute le trajet jusqu'au lieu de travail.

La règle qui surprend concerne la participation de l'employeur. La circulaire du directeur des contributions L.I.R. n° 115/6 du 13 juillet 2018 qualifie cette participation de supplément de rémunération au sens de l'article 95 de la même loi, et relève qu'elle fait double emploi avec la déduction forfaitaire. Peu importe la forme retenue : un montant forfaitaire, le remboursement d'un billet ou d'un abonnement de transport public, ou la mise à disposition d'une voiture de service pour le trajet, évaluée selon l'article 104, alinéa 2. Le même texte réserve un sort différent au ramassage collectif organisé par l'employeur, qui n'est pas considéré comme un avantage imposable.

Autrement dit, offrir l'abonnement de transport d'un salarié au Luxembourg est une décision sociale défendable, mais ce n'est pas une opération neutre fiscalement, et elle se traite sur le bulletin comme un avantage, au même titre que les postes décrits dans notre article sur les chèques-repas et les avantages en nature.

Quelle indemnité kilométrique un employeur luxembourgeois peut-il verser ?

Aucun barème kilométrique luxembourgeois n'est opposable au secteur privé : la pratique admise par l'Administration des contributions directes consiste à rembourser le salarié qui utilise sa voiture privée pour ses déplacements professionnels d'après les tarifs de l'indemnité kilométrique prévue pour les voyages de service des agents de l'État.

Cette passerelle figure dans la circulaire du directeur des contributions du 1er septembre 2015, qui renvoie expressément aux tarifs de l'indemnité kilométrique applicable aux voitures utilisées pour les voyages de service, et qui rappelle dans le même mouvement que les frais du trajet entre le domicile et le lieu de travail sont, eux, couverts par la déduction forfaitaire de l'article 105bis. C'est la raison pour laquelle le barème de l'État sert de référence de fait dans les dossiers privés, sans qu'aucun texte ne l'impose à une société commerciale.

Le barème de référence a changé de support en 2026, et c'est le point à vérifier avant de paramétrer une politique de notes de frais. Le règlement du Gouvernement en Conseil du 19 juin 2015 fixait l'indemnité à 30 centimes d'euro par kilomètre pour les voyages de service effectués dans une voiture appartenant au fonctionnaire ou à l'employé de l'État.

Ce cadre a été remplacé : le règlement grand-ducal du 17 décembre 2025 sur les frais de route et de séjour et les indemnités de déménagement des agents de l'État est entré en vigueur le 1er janvier 2026 et abroge le règlement du 14 juin 2015 ; son article 12 renvoie à un règlement du Gouvernement en Conseil pour fixer l'indemnité des déplacements en moyen de transport privé, et ce règlement est daté du 23 janvier 2026, publié au Mémorial A n° 22 de 2026.

Nous n'avons pas pu lire le montant retenu par ce règlement du 23 janvier 2026 dans le texte publié.

Un guide financier d'appel à projets 2026 édité par un ministère luxembourgeois cite 0,30 euro par kilomètre pour les déplacements à l'intérieur du pays, en renvoyant à ce règlement du 23 janvier 2026 : nous le signalons comme indication concordante, non comme montant officiel vérifié, parce que ce guide règle l'éligibilité de dépenses subventionnées et non la rémunération des agents de l'État. La vérification se fait sur le texte du 23 janvier 2026, et une politique interne qui chiffre une indemnité kilométrique devrait citer ce texte, pas un barème repris d'un pays voisin.

Sur les distances enfin, le règlement de 2015 renvoyait à la carte officielle des distances pour les trajets intérieurs, et le texte de 2025 ajoute que les distances parcourues au lieu de mission peuvent être mises en compte sur justification dans la déclaration. Un relevé qui additionne des kilomètres sans itinéraire ne satisfait ni l'un ni l'autre.

Forfait ou frais réels : la distinction qui décide de l'impôt

Au Luxembourg, un forfait de frais de route est imposable et un remboursement sur pièces ne l'est pas, sauf lorsque l'indemnité forfaitaire entre dans le régime d'exonération de l'article 115, n° 3 de la loi concernant l'impôt sur le revenu, dont les conditions et les plafonds sont fixés par le règlement grand-ducal modifié du 3 décembre 1969 et détaillés par la circulaire L.I.R. n° 115/6.

Le mécanisme se lit en deux temps. Les frais de route et de séjour en relation directe avec l'activité exercée constituent des frais d'obtention au sens de l'article 105. L'article 115, n° 3 permet ensuite d'exonérer, en tout ou en partie, les indemnités spéciales allouées distinctement de la rémunération normale en raison de ces frais. La contrepartie est explicite : les frais couverts par une telle indemnité sont exclus de toute déduction au titre de l'article 105. On ne cumule pas l'exonération de l'indemnité et la déduction de la dépense.

Les plafonds et les conditions de la circulaire du 13 juillet 2018, qui remplace celle du 7 mai 2003, sont ceux du tableau ci-dessous. Trois conditions de forme y comptent autant que les montants, et ce sont elles qui manquent le plus souvent dans les dossiers. Les remboursements de frais de séjour figurent séparément au compte de salaire de l'intéressé. Un relevé mensuel détaillant chaque voyage est établi en annexe du compte de salaire et tenu à la disposition de l'Administration des contributions directes. Enfin, l'exonération ne peut en aucun cas dépasser l'indemnité effectivement versée.

La circulaire réserve par ailleurs un régime propre aux chauffeurs et convoyeurs professionnels, articulé sur des exemptions distinctes de jour et de nuit, avec une obligation de tenir à la disposition de l'administration les pièces justificatives des repas pris au restaurant et des découchers. Une société de transport ne se cale donc pas sur le régime de droit commun du détachement, et c'est une erreur de paramétrage que nous rencontrons.

Ce que le salarié peut déduire quand l'employeur ne rembourse rien

Un salarié luxembourgeois dont les frais professionnels ne sont pas remboursés les déduit comme frais d'obtention, mais seulement pour la part qui dépasse le forfait annuel de 540 euros inscrit d'office, et à condition de pouvoir ventiler l'usage professionnel de l'usage privé.

Le forfait pour frais d'obtention vaut 540 euros par an et par salarié, et la retenue à la source en tient déjà compte, de même que la déduction forfaitaire de frais de déplacement portée sur la fiche. Faire valoir des dépenses effectives n'a donc d'intérêt que si leur total dépasse ce seuil. La démarche se fait soit à la déclaration, soit par une demande d'inscription sur la fiche de retenue au moyen du formulaire 164 R pour les résidents et 164 NR pour les non-résidents, accompagné des pièces justificatives et de l'original de la fiche.

Pour un véhicule personnel, la règle de ventilation est celle des dépenses mixtes. Une dépense affectée à l'activité professionnelle à raison de 90 % ou plus est intégralement déductible ; en dessous, elle se répartit entre une quote-part privée non déductible et une quote-part constituant des frais d'obtention. Il n'existe donc pas, du côté du salarié, de barème kilométrique qui dispenserait de cette ventilation, et c'est la limite que nous rappelons le plus souvent à l'appui d'une déclaration d'impôt de personne physique.

La frontière avec la voiture de société reste distincte : là, le sujet n'est pas la déduction d'un frais mais l'évaluation d'un avantage, traitée dans notre article sur l'avantage en nature d'une voiture de société.

Ce que nous voyons régulièrement sur les notes de frais luxembourgeoises

Sur les notes de frais luxembourgeoises, nous voyons régulièrement trois défauts qui transforment un remboursement non imposable en supplément de salaire : une indemnité mensuelle ronde, un relevé sans itinéraire, et des kilomètres de trajet domicile-travail glissés dans une note de frais de mission.

Le premier défaut est le plus coûteux parce qu'il est systémique. Une ligne « indemnité de déplacement » d'un montant identique chaque mois est un forfait, quelle que soit la réalité des déplacements qu'elle couvre, et l'article 95, alinéa 2 l'exclut de l'exception. Le redressement porte alors sur l'ensemble des mois non prescrits, impôt et base cotisable à reconstituer, et le dirigeant découvre que l'intention de bien faire ne corrige rien.

Le deuxième tient à la forme du justificatif. Un relevé qui porte un total de kilomètres sans date, sans objet du déplacement ni itinéraire ne permet pas de démontrer l'intérêt exclusif de l'employeur, et il ne répond pas au relevé mensuel par voyage que la circulaire exige. Nous constatons que la reconstitution après coup, deux exercices plus tard, prend plusieurs jours de travail pour un résultat fragile, alors qu'un formulaire de note de frais tenu au fil de l'eau, avec date, motif, trajet et kilomètres, ferme la question en quelques minutes par mois.

Le troisième est une confusion de catégories, et elle se niche souvent chez le dirigeant salarié d'une petite structure qui se rend « au bureau » depuis son domicile. Ces kilomètres relèvent du forfait de l'article 105bis et non de la mission. Les porter en frais de route expose la société sur deux fronts à la fois, l'impôt sur les salaires et l'assiette des cotisations. La mise en ordre se décide avec le comptable autorisé qui établit les bulletins, au moment de cadrer la politique interne et non à l'occasion d'un contrôle ; c'est le même réflexe que celui décrit sur notre page fiche de paie.

Sources et vérification

Rédigé pour Financial Services Luxembourg et relu avant publication par Mickaël LOC, comptable autorisé (autorisation 10077274). Les sources ont été vérifiées le 9 novembre 2026, date de publication de cet article.

Les sources consultées sont les suivantes. Pour le principe d'imposition, l'article 95, alinéa 2 de la loi modifiée du 4 décembre 1967 concernant l'impôt sur le revenu, dans la formulation reprise par la page « Forfaits accordés aux salariés » de l'Administration des contributions directes, qui range dans les salaires imposables toutes les indemnités autres que les remboursements non forfaitaires de frais exposés dans l'intérêt exclusif de l'employeur, et qui précise que les indemnités forfaitaires restent imposables et ne relèvent pas de l'exonération de l'article 115, numéros 2 et 3.

Pour le trajet domicile-travail, l'article 105bis de la même loi, la page « Frais de déplacement forfaitaires, unités d'éloignement » de l'Administration des contributions directes et la page « Déduire certaines dépenses en relation avec l'exercice d'une activité salariée » de Guichet.lu. Ces deux pages donnent la déduction de 99 euros par unité d'éloignement, l'exclusion des quatre premières unités depuis 2013 et le plafond de 26 unités, soit 2 574 euros.

Elles donnent aussi le calcul par analogie pour les non-résidents, le forfait pour frais d'obtention de 540 euros et les formulaires 164 R et 164 NR. Pour le régime des indemnités, la circulaire du directeur des contributions L.I.R. n° 115/6 du 13 juillet 2018, qui remplace celle du 7 mai 2003 : son point 1.2 qualifie la participation de l'employeur aux frais de trajet de supplément de rémunération au sens de l'article 95 faisant double emploi avec la déduction de l'article 105bis, qu'elle soit forfaitaire ou qu'elle rembourse un billet ou un abonnement, étend la même analyse à la voiture de service mise à disposition pour ce trajet par renvoi à l'article 104, alinéa 2, et exclut du champ de l'avantage imposable le ramassage collectif organisé par l'employeur ;

ses développements sur les frais de route et de séjour qualifient ces frais de frais d'obtention de l'article 105, rappellent l'exonération de l'article 115, numéro 3 dans les conditions du règlement grand-ducal modifié du 3 décembre 1969 et l'exclusion corrélative de toute déduction, et fixent l'indemnité d'éloignement exonérable à 22,00 euros par journée de calendrier, l'indemnité de nuit à 44,00 euros petit-déjeuner compris pour un découcher à l'hôtel ou établissement analogue, l'application à tous les jours de calendrier hors congé payé, le plafonnement à l'indemnité versée, l'inscription séparée au compte de salaire et le relevé mensuel par voyage, ainsi qu'un régime propre aux chauffeurs et convoyeurs.

Pour l'indemnité kilométrique, la circulaire du directeur des contributions du 1er septembre 2015, qui admet le remboursement du salarié utilisant sa voiture privée pour ses déplacements professionnels d'après les tarifs de l'indemnité kilométrique des voyages de service, le règlement du Gouvernement en Conseil du 19 juin 2015 qui fixait cette indemnité à 30 centimes d'euro par kilomètre, le règlement grand-ducal du 17 décembre 2025 sur les frais de route et de séjour et les indemnités de déménagement des agents de l'État, entré en vigueur le 1er janvier 2026 et abrogeant celui du 14 juin 2015, et le règlement du Gouvernement en Conseil du 23 janvier 2026 pris sur ses articles 12 et 17, publié au Mémorial A n° 22 de 2026, tous textes consultés sur legilux.public.lu.

Quatre points n'ont pas pu être vérifiés dans cette exécution, et nous les signalons plutôt que de les présenter comme établis. D'abord, le montant de l'indemnité kilométrique fixé par le règlement du Gouvernement en Conseil du 23 janvier 2026 : nous n'avons pas lu ce montant dans le texte publié, et le chiffre de 0,30 euro par kilomètre que nous citons provient d'un guide financier d'appel à projets 2026 édité par un ministère luxembourgeois, qui renvoie à ce règlement ; le lecteur le vérifie sur le texte du 23 janvier 2026 au Mémorial A n° 22 de 2026 avant de chiffrer une politique interne.

Ensuite, l'exclusion expresse des remboursements de frais professionnels de l'assiette des cotisations sociales : les pages du Centre commun de la sécurité sociale et les articles 33 et 34 du Code de la sécurité sociale que nous avons pu lire définissent l'assiette par la rémunération de base et ses compléments et accessoires sans énoncer cette exclusion, qui reste à confirmer sur le texte consolidé du Code ou par une position écrite du Centre commun.

Ensuite, les montants de 7,50 et 15,00 euros apparaissant dans le régime des chauffeurs pour le découcher en cabine, dont l'extraction du document ne permettait pas de rattacher chaque montant à sa colonne : ils se lisent dans la circulaire L.I.R. n° 115/6 elle-même. Enfin, la numérotation de la circulaire du 1er septembre 2015, que la référence du fichier de l'administration donne sous le numéro 104/1 et qu'une liste affiche sous le numéro 104/11.

Les accès directs aux textes d'impotsdirects.public.lu et de legilux.public.lu ont été bloqués par le réseau de cette exécution : les références ci-dessus proviennent de recherches restreintes à ces domaines officiels et non de la lecture intégrale des documents, ce que la relecture humaine doit contrôler avant publication. Nous n'avons pas non plus vérifié si la circulaire du 13 juillet 2018 a été modifiée depuis sa publication.

Cet article présente l'état du droit à la date de publication et ne constitue pas un conseil personnalisé : une situation particulière s'apprécie sur pièces. Signalez une erreur à contact@financialservices.lu : la correction est datée dans l'article.