Reisekosten und Kilometergeld in Luxemburg

Reisekosten und Kilometergeld in Luxemburg folgen zwei getrennten Regelungen: Der Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bleibt eine Last des Arbeitnehmers, die durch eine steuerliche Pauschale ausgeglichen wird, während die im Interesse des Arbeitgebers unternommene Fahrt nach tatsächlichem Aufwand erstattet wird, außerhalb des steuerpflichtigen Lohns.

Maßgeblich für das gesamte Thema ist Artikel 95, Absatz 2 des geänderten Gesetzes vom 4. Dezember 1967 über die Einkommensteuer. Zum steuerpflichtigen Lohn gehören dort alle Vergütungen, mit Ausnahme der nicht pauschalen Erstattungen von Aufwendungen, die im ausschließlichen Interesse des Arbeitgebers entstanden sind. Jedes Wort dieser Ausnahme zählt: Die Erstattung darf nicht pauschal sein, und die Aufwendungen müssen im ausschließlichen Interesse des Arbeitgebers entstanden sein.

Diese Formulierung hat eine Folge, die viele Arbeitgeber erst bei einer Prüfung entdecken. Eine runde Vergütung, die jeden Monat für echte Dienstreisen gezahlt wird, bleibt steuerpflichtig, weil sie pauschal ist, während die Erstattung desselben Betrags gegen Belege und Aufstellung es nicht ist. Der Betrag ist derselbe, die steuerliche Behandlung ist die umgekehrte.

Dieselbe Logik gilt vor der Lohnabrechnung, in der Buchung. Eine Kostenerstattung ist ein Aufwand der Gesellschaft und kein Vergütungsbestandteil, was sie in der Gewinn- und Verlustrechnung an einer anderen Stelle verortet als einen Vergütungsbestandteil. Eine steuerpflichtige Pauschale folgt dagegen dem Bruttolohn und seinem Steuerabzug, mit der dazugehörigen Beitragsbemessungsgrundlage.

Der Weg zur Arbeit stellt in Luxemburg keine Reisekosten dar: Er ist eine persönliche Aufwendung des Arbeitnehmers, und der Gesetzgeber hat sie durch eine eigene Pauschale ausgeglichen, die Wegekosten des Artikels 105bis des Einkommensteuergesetzes, die von Amts wegen auf der Steuerkarte eingetragen werden.

Diese Pauschale wird in Entfernungseinheiten zwischen der Wohnsitzgemeinde und der Arbeitsstätte berechnet. Die Administration des contributions directes setzt den Abzug auf 99 Euro je Entfernungseinheit und Steuerjahr fest. Die ersten vier Einheiten werden seit 2013 nicht berücksichtigt, und der Abzug ist auf 26 Einheiten begrenzt, also 2 574 Euro im Jahr. Für Nichtansässige wird die Entfernung sinngemäß bestimmt, zwischen dem Hauptort der ausländischen Wohnsitzgemeinde und dem Punkt der Einreise in das luxemburgische Hoheitsgebiet, zuzüglich der Strecke bis zur Arbeitsstätte.

Überraschend ist die Regel zum Beitrag des Arbeitgebers. Das Rundschreiben des Steuerdirektors L.I.R. Nr. 115/6 vom 13. Juli 2018 ordnet diesen Beitrag als Vergütungszuschlag im Sinne des Artikels 95 desselben Gesetzes ein und weist darauf hin, dass er sich mit der Pauschale überschneidet. Die gewählte Form spielt keine Rolle: ein Pauschalbetrag, die Erstattung eines Fahrscheins oder einer Zeitkarte des öffentlichen Verkehrs oder die Bereitstellung eines Dienstwagens für diesen Weg, bewertet nach Artikel 104, Absatz 2. Derselbe Text behandelt die vom Arbeitgeber organisierte Sammelbeförderung anders: Sie gilt nicht als steuerpflichtiger Vorteil.

Anders gesagt: Die Zeitkarte eines Arbeitnehmers in Luxemburg zu übernehmen ist eine vertretbare soziale Entscheidung, aber kein steuerlich neutraler Vorgang, und sie wird auf der Abrechnung als Vorteil behandelt, genauso wie die Posten, die in unserem Artikel zu Essensgutscheinen und Sachbezügen beschrieben sind.

Kein luxemburgischer Kilometersatz ist für die Privatwirtschaft verbindlich: Die von der Administration des contributions directes anerkannte Praxis besteht darin, dem Arbeitnehmer, der seinen privaten Wagen für Dienstreisen nutzt, nach den Sätzen des für Dienstreisen der Staatsbediensteten vorgesehenen Kilometergeldes zu erstatten.

Diese Brücke findet sich im Rundschreiben des Steuerdirektors vom 1. September 2015, das ausdrücklich auf die Sätze des für Dienstreisefahrzeuge geltenden Kilometergeldes verweist und im selben Zug daran erinnert, dass die Kosten des Weges zwischen Wohnung und Arbeitsstätte durch die Pauschale des Artikels 105bis abgedeckt sind. Deshalb dient der Satz des Staates in privaten Akten als faktische Bezugsgröße, ohne dass ein Text ihn einer Handelsgesellschaft vorschreibt.

Die Rechtsgrundlage des Bezugssatzes hat sich 2026 geändert, und das ist der Punkt, der vor der Einrichtung einer Reisekostenregelung zu prüfen ist. Das Règlement du Gouvernement en Conseil vom 19. Juni 2015 setzte das Kilometergeld auf 30 Eurocent je Kilometer für Dienstreisen in einem Wagen fest, der dem Staatsbeamten oder Staatsangestellten gehört. Dieser Rahmen wurde ersetzt: Die großherzogliche Verordnung vom 17. Dezember 2025 über Reise- und Aufenthaltskosten sowie Umzugsvergütungen der Staatsbediensteten ist am 1.

Januar 2026 in Kraft getreten und hebt die Verordnung vom 14. Juni 2015 auf; ihr Artikel 12 verweist auf ein Règlement du Gouvernement en Conseil zur Festsetzung der Vergütung für Fahrten mit privaten Verkehrsmitteln, und dieses Règlement datiert vom 23. Januar 2026, veröffentlicht im Mémorial A Nr. 22 von 2026.

Den von diesem Règlement vom 23. Januar 2026 festgesetzten Betrag konnten wir im veröffentlichten Text nicht lesen. Ein Finanzleitfaden zu einem Projektaufruf 2026, herausgegeben von einem luxemburgischen Ministerium, nennt 0,30 Euro je Kilometer für Fahrten im Inland und verweist dabei auf dieses Règlement vom 23. Januar 2026: Wir weisen darauf als übereinstimmenden Hinweis hin, nicht als geprüften amtlichen Betrag, denn dieser Leitfaden regelt die Förderfähigkeit subventionierter Ausgaben und nicht die Vergütung der Staatsbediensteten. Die Prüfung erfolgt am Text vom 23. Januar 2026, und eine interne Regelung, die ein Kilometergeld beziffert, sollte diesen Text nennen und nicht einen aus einem Nachbarland übernommenen Satz.

Zu den Entfernungen schließlich verwies die Verordnung von 2015 für Fahrten im Inland auf die amtliche Entfernungskarte, und der Text von 2025 ergänzt, dass am Ort der Dienstreise gefahrene Strecken bei entsprechendem Nachweis in der Abrechnung berücksichtigt werden können. Eine Aufstellung, die Kilometer ohne Streckenangabe addiert, genügt keinem von beiden.

In Luxemburg ist eine Reisekostenpauschale steuerpflichtig und eine Erstattung gegen Belege nicht, außer wenn die Pauschalvergütung unter die Befreiungsregelung des Artikels 115, Nr. 3 des Einkommensteuergesetzes fällt, deren Bedingungen und Höchstbeträge durch die geänderte großherzogliche Verordnung vom 3. Dezember 1969 festgelegt und durch das Rundschreiben L.I.R. Nr. 115/6 ausgeführt werden.

Der Mechanismus liest sich in zwei Schritten. Reise- und Aufenthaltskosten in unmittelbarem Zusammenhang mit der ausgeübten Tätigkeit sind Werbungskosten im Sinne des Artikels 105. Artikel 115, Nr. 3 erlaubt sodann, besondere Vergütungen, die getrennt von der normalen Vergütung wegen dieser Kosten gewährt werden, ganz oder teilweise zu befreien. Die Gegenleistung ist ausdrücklich: Die durch eine solche Vergütung abgedeckten Kosten sind von jedem Abzug nach Artikel 105 ausgeschlossen. Die Befreiung der Vergütung und der Abzug der Aufwendung werden nicht kumuliert.

Die Höchstbeträge und Bedingungen des Rundschreibens vom 13. Juli 2018, das jenes vom 7. Mai 2003 ersetzt, sind in der folgenden Tabelle dargestellt. Drei Formvoraussetzungen zählen dort ebenso viel wie die Beträge, und sie fehlen in den Akten am häufigsten. Die Erstattungen von Aufenthaltskosten erscheinen getrennt im Lohnkonto des Betroffenen. Eine monatliche Aufstellung, die jede Fahrt im Einzelnen ausweist, wird als Anlage zum Lohnkonto erstellt und der Administration des contributions directes zur Verfügung gehalten. Schließlich darf die Befreiung die tatsächlich gezahlte Vergütung in keinem Fall übersteigen.

Das Rundschreiben hält überdies eine eigene Regelung für berufsmäßige Fahrer und Beifahrer bereit, die auf getrennten Tages- und Nachtbefreiungen aufbaut, mit der Pflicht, der Verwaltung die Belege für im Restaurant eingenommene Mahlzeiten und für Übernachtungen zur Verfügung zu halten. Ein Transportunternehmen richtet sich daher nicht nach der allgemeinen Entsendungsregelung, und das ist ein Einrichtungsfehler, dem wir begegnen.

Ein luxemburgischer Arbeitnehmer, dessen berufliche Aufwendungen nicht erstattet werden, zieht sie als Werbungskosten ab, aber nur für den Teil, der die von Amts wegen eingetragene Jahrespauschale von 540 Euro übersteigt, und nur wenn er die berufliche von der privaten Nutzung trennen kann.

Die Werbungskostenpauschale beträgt 540 Euro im Jahr und Arbeitnehmer, und der Steuerabzug an der Quelle berücksichtigt sie bereits, ebenso wie die auf der Karte eingetragene Wegekostenpauschale. Tatsächliche Aufwendungen geltend zu machen lohnt sich daher nur, wenn ihre Summe diese Schwelle übersteigt. Das geschieht entweder in der Steuererklärung oder durch einen Antrag auf Eintragung auf der Steuerkarte mit dem Formular 164 R für Ansässige und 164 NR für Nichtansässige, zusammen mit den Belegen und der Originalkarte.

Für ein privates Fahrzeug gilt die Aufteilungsregel für gemischte Aufwendungen. Eine Aufwendung, die zu 90 % oder mehr der beruflichen Tätigkeit dient, ist vollständig abziehbar; darunter wird sie zwischen einem nicht abziehbaren privaten Anteil und einem Anteil aufgeteilt, der Werbungskosten bildet. Auf der Seite des Arbeitnehmers gibt es daher keinen Kilometersatz, der diese Aufteilung ersparen würde, und das ist die Grenze, an die wir am häufigsten zur Stützung einer Einkommensteuererklärung einer natürlichen Person erinnern.

Die Grenze zum Firmenwagen bleibt davon getrennt: Dort geht es nicht um den Abzug einer Aufwendung, sondern um die Bewertung eines Vorteils, behandelt in unserem Artikel zum geldwerten Vorteil eines Firmenwagens.

Auf luxemburgischen Reisekostenabrechnungen sehen wir regelmäßig drei Mängel, die eine nicht steuerpflichtige Erstattung in einen Vergütungszuschlag verwandeln: eine runde monatliche Vergütung, eine Aufstellung ohne Streckenangabe und Kilometer des Weges zur Arbeit, die in eine Dienstreiseabrechnung geraten.

Der erste Mangel ist der teuerste, weil er systematisch ist. Eine Zeile « Fahrtkostenvergütung » mit jeden Monat gleichem Betrag ist eine Pauschale, unabhängig von der Wirklichkeit der damit abgedeckten Fahrten, und Artikel 95, Absatz 2 nimmt sie von der Ausnahme aus. Die Nachforderung erfasst dann alle nicht verjährten Monate, mit Steuer und Beitragsbemessungsgrundlage zur Nachbildung, und die Geschäftsführung stellt fest, dass die gute Absicht nichts heilt.

Der zweite betrifft die Form des Belegs. Eine Aufstellung mit einer Gesamtzahl von Kilometern ohne Datum, ohne Zweck der Fahrt und ohne Strecke kann das ausschließliche Interesse des Arbeitgebers nicht nachweisen, und sie entspricht nicht der monatlichen Aufstellung je Fahrt, die das Rundschreiben verlangt. Wir stellen fest, dass die nachträgliche Rekonstruktion zwei Geschäftsjahre später mehrere Arbeitstage kostet und ein brüchiges Ergebnis liefert, während ein laufend geführtes Reisekostenformular mit Datum, Zweck, Strecke und Kilometern die Frage in wenigen Minuten im Monat schließt.

Der dritte ist eine Verwechslung der Kategorien, und sie findet sich oft bei der angestellten Geschäftsführung einer kleinen Struktur, die von der Wohnung « ins Büro » fährt. Diese Kilometer fallen unter die Pauschale des Artikels 105bis und nicht unter eine Dienstreise. Sie als Reisekosten zu verbuchen setzt die Gesellschaft an zwei Fronten gleichzeitig aus, der Lohnsteuer und der Beitragsbemessungsgrundlage. Die Bereinigung wird mit dem zugelassenen Buchhalter entschieden, der die Abrechnungen erstellt, beim Festlegen der internen Regelung und nicht erst anlässlich einer Prüfung; es ist derselbe Reflex wie der auf unserer Seite Lohnabrechnung beschriebene.

Verfasst für Financial Services Luxembourg und vor der Veröffentlichung geprüft von Mickaël LOC, zugelassener Buchhalter (Zulassung 10077274). Die Quellen wurden am 9. November 2026 überprüft, dem Veröffentlichungsdatum dieses Artikels.

Die herangezogenen Quellen sind die folgenden. Zum Besteuerungsgrundsatz Artikel 95, Absatz 2 des geänderten Gesetzes vom 4. Dezember 1967 über die Einkommensteuer in der auf der Seite « Forfaits accordés aux salariés » der Administration des contributions directes wiedergegebenen Fassung, die alle Vergütungen außer den nicht pauschalen Erstattungen von im ausschließlichen Interesse des Arbeitgebers entstandenen Aufwendungen dem steuerpflichtigen Lohn zuordnet und festhält, dass Pauschalvergütungen steuerpflichtig bleiben und nicht unter die Befreiung des Artikels 115, Nummern 2 und 3 fallen.

Zum Weg zwischen Wohnung und Arbeit Artikel 105bis desselben Gesetzes, die Seite « Frais de déplacement forfaitaires, unités d'éloignement » der Administration des contributions directes und die Seite « Déduire certaines dépenses en relation avec l'exercice d'une activité salariée » von Guichet.lu. Diese beiden Seiten geben den Abzug von 99 Euro je Entfernungseinheit, den Ausschluss der ersten vier Einheiten seit 2013 und die Grenze von 26 Einheiten, also 2 574 Euro. Sie geben außerdem die sinngemäße Berechnung für Nichtansässige, die Werbungskostenpauschale von 540 Euro und die Formulare 164 R und 164 NR. Zur Regelung der Vergütungen das Rundschreiben des Steuerdirektors L.I.R.

Nr. 115/6 vom 13. Juli 2018, das jenes vom 7. Mai 2003 ersetzt: Sein Punkt 1.2 ordnet den Beitrag des Arbeitgebers zu den Wegekosten als Vergütungszuschlag im Sinne des Artikels 95 ein, der sich mit dem Abzug des Artikels 105bis überschneidet, ob er pauschal erfolgt oder einen Fahrschein oder eine Zeitkarte erstattet, erstreckt dieselbe Beurteilung durch Verweis auf Artikel 104, Absatz 2 auf einen für diesen Weg bereitgestellten Dienstwagen und nimmt die vom Arbeitgeber organisierte Sammelbeförderung vom steuerpflichtigen Vorteil aus;

seine Ausführungen zu Reise- und Aufenthaltskosten ordnen diese Kosten als Werbungskosten des Artikels 105 ein, erinnern an die Befreiung des Artikels 115, Nummer 3 unter den Bedingungen der geänderten großherzoglichen Verordnung vom 3. Dezember 1969 und den entsprechenden Ausschluss von jedem Abzug und setzen die befreibare Entfernungsvergütung auf 22,00 Euro je Kalendertag, die Nachtvergütung auf 44,00 Euro einschließlich Frühstück für eine Übernachtung im Hotel oder vergleichbaren Betrieb, die Anwendung auf alle Kalendertage außer bezahltem Urlaub, die Begrenzung auf die gezahlte Vergütung, die getrennte Erfassung im Lohnkonto und die monatliche Aufstellung je Fahrt sowie eine eigene Regelung für Fahrer und Beifahrer.

Zum Kilometergeld das Rundschreiben des Steuerdirektors vom 1. September 2015, das die Erstattung des seinen privaten Wagen für Dienstreisen nutzenden Arbeitnehmers nach den Sätzen des Kilometergeldes für Dienstreisen zulässt, das Règlement du Gouvernement en Conseil vom 19. Juni 2015, das dieses Kilometergeld auf 30 Eurocent je Kilometer festsetzte, die großherzogliche Verordnung vom 17. Dezember 2025 über Reise- und Aufenthaltskosten sowie Umzugsvergütungen der Staatsbediensteten, in Kraft am 1. Januar 2026 und jene vom 14. Juni 2015 aufhebend, und das Règlement du Gouvernement en Conseil vom 23.

Januar 2026 zu ihren Artikeln 12 und 17, veröffentlicht im Mémorial A Nr. 22 von 2026, alle Texte eingesehen auf legilux.public.lu.

Vier Punkte konnten in diesem Durchlauf nicht überprüft werden, und wir weisen darauf hin, statt sie als gesichert darzustellen. Erstens der Betrag des Kilometergeldes, der durch das Règlement du Gouvernement en Conseil vom 23. Januar 2026 festgesetzt wird: Wir haben diesen Betrag nicht im veröffentlichten Text gelesen, und die von uns genannte Zahl von 0,30 Euro je Kilometer stammt aus einem Finanzleitfaden zu einem Projektaufruf 2026, herausgegeben von einem luxemburgischen Ministerium, der auf dieses Règlement verweist; der Leser prüft sie am Text vom 23.

Januar 2026 im Mémorial A Nr. 22 von 2026, bevor er eine interne Regelung beziffert. Zweitens der ausdrückliche Ausschluss von Erstattungen beruflicher Aufwendungen aus der Beitragsbemessungsgrundlage: Die Seiten des Centre commun de la sécurité sociale und die Artikel 33 und 34 des Sozialversicherungsgesetzbuchs, die wir lesen konnten, bestimmen die Grundlage über die Grundvergütung und ihre Zuschläge und Nebenleistungen, ohne diesen Ausschluss zu nennen, der am konsolidierten Text des Gesetzbuchs oder durch eine schriftliche Stellungnahme des Centre commun zu bestätigen bleibt.

Drittens die Beträge von 7,50 und 15,00 Euro, die in der Fahrerregelung für die Übernachtung in der Fahrerkabine erscheinen und deren Zuordnung zur jeweiligen Spalte die Extraktion des Dokuments nicht erlaubte: Sie sind im Rundschreiben L.I.R. Nr. 115/6 selbst zu lesen. Viertens die Nummerierung des Rundschreibens vom 1. September 2015, die der Dateiverweis der Verwaltung mit der Nummer 104/1 angibt und die eine Liste unter der Nummer 104/11 anzeigt.

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