MwSt.-Nummer mit VIES prüfen: Nachweise für die Prüfung

Zur Prüfung einer innergemeinschaftlichen Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer nutzen Sie den VIES-Dienst der Europäischen Kommission: Wählen Sie den Mitgliedstaat des Kunden aus, geben Sie seine Nummer ein und tragen Sie als Anfragender Ihren eigenen Mitgliedstaat und Ihre eigene Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer ein. VIES meldet „gültig“ oder „ungültig“ und liefert eine Abfragenummer.

Bewahren Sie diese Nummer zusammen mit der Rechnung auf. Sie ist der mit einem Zeitstempel versehene Nachweis, der die Befreiung Ihrer innergemeinschaftlichen Lieferung stützt. Seit dem 1. Januar 2020 ist die Gültigkeit der Kundennummer eine materielle Voraussetzung dieser Befreiung und keine bloße Formalität. Ist die Nummer ungültig oder können Sie die Prüfung nicht nachweisen, wird der Umsatz wieder in Luxemburg steuerpflichtig.

Erster Schritt: Lassen Sie sich die Nummer einschließlich Länderpräfix vom Kunden schriftlich mitteilen. Die Befreiung setzt voraus, dass der Erwerber Ihnen seine Nummer mitgeteilt hat. Eine Nummer, die Sie selbst im Internet gefunden haben, ist ein schwächerer Nachweis.

Zweiter Schritt: Öffnen Sie den VIES-Dienst der Europäischen Kommission, wählen Sie den Mitgliedstaat des Kunden aus und geben Sie die Nummer ein.

Dritter Schritt: Füllen Sie den Bereich für den Anfragenden mit Ihrem eigenen Mitgliedstaat und Ihrer luxemburgischen Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer aus, also LU gefolgt von acht Ziffern. Ohne diese Angaben wird die Prüfung zwar ausgeführt, aber keine Abfragenummer ausgegeben.

Vierter Schritt: Speichern Sie das Ergebnis sofort. Bewahren Sie die geprüfte Nummer, Datum und Uhrzeit, die Abfragenummer sowie den Namen und die Anschrift auf, sofern diese mitgeteilt werden. Stellen Sie außerdem den Bezug zur betreffenden Rechnung her.

Bei mehr als einigen Dutzend Geschäftspartnern sollten Sie die VIES-API verwenden. Dort wird die Abfragenummer im Feld requestIdentifier zurückgegeben. Archivieren Sie jede Antwort automatisch.

Besonders kostspielig ist die Verwechslung von „ungültig“ und „Dienst nicht verfügbar“. Wer vorschnell Schlüsse zieht, stellt aus Vorsicht eine Rechnung mit örtlicher Mehrwertsteuer aus. Das belastet die Geschäftsbeziehung und erschwert die spätere Berichtigung.

Die Abfragenummer ist die eindeutige Kennung, die VIES ausgibt, wenn Sie Ihren eigenen Mitgliedstaat und Ihre eigene Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer als Anfragender angeben. Sie bestätigt, dass Ihr Unternehmen diesen Geschäftspartner an diesem Tag geprüft hat.

Bleibt der Bereich für den Anfragenden leer, wird die Prüfung zwar ausgeführt, aber keine Kennung vergeben. Ihnen bleibt dann lediglich ein reproduzierbarer, nicht authentifizierter Screenshot. Bei einer Prüfung ist ein Screenshot ein schwacher Nachweis; eine Abfragenummer bietet eine belastbare Grundlage.

VIES beantwortet Fragen zur Gegenwart, nicht zur Vergangenheit. Der Dienst fragt die nationalen Datenbanken in Echtzeit ab und zeigt an, ob eine Nummer im Zeitpunkt der Anfrage aktiv ist. Frühere Gültigkeitszeiträume werden nicht ausgegeben.

Eine Nummer, die 2024 gültig war und danach deaktiviert wurde, liefert heute daher „ungültig“, ohne auf ihre Gültigkeit im Zeitpunkt Ihrer Lieferung hinzuweisen. Der Dienst ist keine eigenständige Datenbank. Das Vergabedatum, Änderungen und das Löschungsdatum werden von der Verwaltung des jeweiligen Mitgliedstaats gespeichert, bei einer luxemburgischen Nummer also von der AED.

Eine heute durchgeführte Prüfung beweist somit nichts über die Eigenschaft Ihres Kunden als Steuerpflichtiger zu einem früheren Zeitpunkt. Was Sie bei Ausführung des Geschäfts nicht dokumentiert haben, lässt sich während einer Prüfung nicht nachträglich herstellen.

Artikel 138 der Richtlinie 2006/112/EG, geändert durch die Richtlinie (EU) 2018/1910, knüpft die Befreiung einer innergemeinschaftlichen Warenlieferung an mehrere gleichzeitig zu erfüllende Voraussetzungen. Der Erwerber muss in einem anderen Mitgliedstaat für Mehrwertsteuerzwecke registriert sein und Ihnen diese Nummer mitgeteilt haben. Der Lieferer muss eine Zusammenfassende Meldung mit den richtigen Angaben zur Lieferung abgegeben haben. Die Waren müssen in einen anderen Mitgliedstaat versandt oder befördert worden sein; dafür ist ein gesonderter Nachweis erforderlich.

In Luxemburg wird die Zusammenfassende Meldung über eCDF vor dem 25. des auf den Meldezeitraum folgenden Monats eingereicht. Bei Waren erfolgt sie vierteljährlich, solange die innergemeinschaftlichen Lieferungen des Quartals die Schwelle von 50 000 Euro nicht überschreiten, und darüber hinaus monatlich. Unser Artikel zur Periodizität der Mehrwertsteuererklärungen erläutert diese Rhythmen. Ein Fehler wird im Berichtigungsabschnitt einer späteren Zusammenfassenden Meldung korrigiert, nicht durch erneute Einreichung der Mehrwertsteuererklärung.

Die Vorschrift enthält eine vielfach übersehene Ausnahme: Wegen einer fehlerhaften Zusammenfassenden Meldung wird die Befreiung nur dann versagt, wenn der Lieferer sein Versäumnis nicht ordnungsgemäß begründen kann. Ein selbst erkannter und unaufgefordert berichtigter Fehler wird anders behandelt als eine erst während der Prüfung entdeckte Auslassung.

Der Transportnachweis bleibt eine eigenständige Voraussetzung. Artikel 45a der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 enthält widerlegbare Vermutungen und keinen zwingenden Nachweisstandard. Die Belege müssen von zwei Parteien stammen, die voneinander sowie vom Verkäufer und Erwerber unabhängig sind. Organisiert der Erwerber den Transport, muss der Verkäufer außerdem spätestens am 10. des auf die Lieferung folgenden Monats über dessen schriftliche Erklärung verfügen. Hier liegt die häufigste Schwachstelle bei Ex-Works-Gestaltungen.

Die Akte wird je Geschäftspartner und Zeitraum geführt. Rechnungskopien sind in Luxemburg zehn Jahre aufzubewahren. Richten Sie die Aufbewahrung Ihrer Nachweise an dieser Frist aus und nicht an der Speicherdauer Ihrer Rechnungssoftware.

Schließen Sie Eingabefehler aus, bevor Sie von einer ungültigen Nummer ausgehen. Die folgende Tabelle enthält die häufigsten Stolperstellen.

Achten Sie bei der Mehrwertsteuerregistrierung Ihrer Geschäftspartner auf das Suffix EX. Die Befreiungsregelung selbst erläutert unser Artikel zur Mehrwertsteuerbefreiung für Kleinunternehmen.

Eine gültige Antwort belegt, dass eine Nummer zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv war. Sie belegt weder, dass Ihr Vertragspartner deren Inhaber ist – Identitätsmissbrauch ist ein typischer Einstieg in den Karussellbetrug –, noch, dass die Ware das Staatsgebiet verlassen hat oder das Geschäft außerhalb eines betrügerischen Kreislaufs liegt.

Nach der Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union (Teleos, C-409/04; Mecsek-Gabona, C-273/11; Italmoda, C-131/13, C-163/13 und C-164/13) ist die Befreiung einem Unternehmer zu versagen, der wusste oder hätte wissen müssen, dass er sich an einem Betrug beteiligt. Das gilt auch dann, wenn sämtliche formalen Voraussetzungen erfüllt sind. Die Nummernprüfung ist eine Mindestanforderung, nicht das Ende der Sorgfaltspflicht.

Bekannte Anzeichen für erhöhten Prüfbedarf sind eine ungewöhnlich hohe Bestellung bereits beim ersten Geschäft, eine gewünschte Lieferung in einen anderen Staat als den Registrierungsstaat, die Zahlung durch einen Dritten, eine ungewöhnlich geringe Marge bei Waren mit hohem Einzelwert und ein Ansprechpartner, der ausschließlich über Nachrichtendienste erreichbar ist.

Erste Kontrolle: Prüfung der Nummer und Identitätsabgleich bei Eröffnung des Kundenkontos. Zweite Kontrolle: Prüfung vor jeder steuerbefreiten Rechnungsstellung, ab ungefähr fünfzig aktiven Geschäftspartnern automatisiert über die API, wobei die Abfragenummer der Rechnung zugeordnet gespeichert wird. Dritte Kontrolle: monatliche erneute Validierung des Kundenbestands, weil eine Registrierung während der Geschäftsbeziehung entzogen werden kann, ohne dass der Kunde Sie informiert. Vierte Kontrolle: Abgleich der Rechnungen mit der Zusammenfassenden Meldung vor ihrer Einreichung über eCDF.

Am häufigsten scheitert es an der vierten Kontrolle. Unternehmen prüfen die Nummern korrekt, reichen anschließend aber eine Zusammenfassende Meldung auf Grundlage eines Buchhaltungsexports ein, der andere Nummern als die Rechnungen enthält. Trotz einwandfreier Prüfungen entfällt dadurch die materielle Voraussetzung.

Das ViDA-Paket wurde am 11. März 2025 mit der Richtlinie (EU) 2025/516 förmlich verabschiedet. Ab dem 1. Juli 2030 werden innergemeinschaftliche Geschäfte zwischen Unternehmen auf strukturierte elektronische Rechnungen und digitale Meldungen nahezu in Echtzeit umgestellt. Diese ersetzen die Zusammenfassenden Meldungen. Die Daten fließen in eine neue zentrale VIES-Plattform; das heutige VIES soll anschließend außer Betrieb genommen werden.

Die praktische Konsequenz wartet nicht bis 2030: Saubere Kundenstammdaten, in denen jede Nummer geprüft und jede Abfragenummer gespeichert ist, werden ohnehin erforderlich sein. Sie im laufenden Betrieb aufzubauen, kostet deutlich weniger als unter Zeitdruck. Unsere Analyse zur Mehrwertsteuer 2026 in Luxemburg erläutert den Zeitplan. Unsere Fachleute für Steuerfragen stimmen diesen Weg mit Ihnen ab.

Das Recht macht die Gültigkeit der Kundennummer zur Voraussetzung der Befreiung. Es schreibt keine einzige verbindliche Nachweisform vor. Die Abfragenummer ist der Nachweis, den VIES selbst zu diesem Zweck ausgibt. Deshalb verwenden wir sie als Standard.

Bei Eröffnung des Kundenkontos, vor jeder steuerbefreiten Rechnung und bei aktiven Geschäftspartnern monatlich. Keine Vorschrift legt eine feste Häufigkeit fest. Entscheidend ist, dass Sie die Gültigkeit der Nummer im Zeitpunkt jeder Lieferung nachweisen können.

Prüfen Sie Präfix und Ziffern, versuchen Sie es bei einer Störung später erneut und bitten Sie den Kunden anschließend um eine Bestätigung seiner Steuerverwaltung. Dokumentieren Sie jeden Schritt. Bis zur Klärung darf die Befreiung nicht allein im Vertrauen auf die Nummer angewandt werden.

Für Großbritannien nicht: GB-Nummern werden seit dem 1. Januar 2021 nicht mehr in VIES validiert. XI-Nummern aus Nordirland sind dort für Waren enthalten.

Er ist hilfreich, aber allein wenig belastbar. Bewahren Sie die Abfragenummer und das gespeicherte Ergebnis auf und betrachten Sie den Screenshot als Ergänzung.

Dieser Artikel stützt sich auf den VIES-Dienst und das Instrument SME-on-the-Web der Europäischen Kommission, die Richtlinien 2006/112/EG, (EU) 2018/1910 und (EU) 2025/516, die Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 sowie die Seiten von Guichet.lu zu den Zusammenfassenden Meldungen.

Dieser Artikel beschreibt den am 30. Oktober 2026 anwendbaren Rahmen. Schwellenwerte, Richtlinien und Instrumente ändern sich. Jede individuelle Entscheidung muss unter Berücksichtigung Ihrer Situation geprüft werden.