Représentant fiscal TVA au Luxembourg : société étrangère sans établissement.

Quand une société étrangère doit-elle s'immatriculer à la TVA au Luxembourg ?

Une société étrangère doit s'immatriculer à la TVA au Luxembourg dès qu'elle y réalise une opération dont le lieu de taxation est luxembourgeois et dont elle est elle-même redevable. Le guichet officiel le formule simplement : toute personne qui n'est pas établie ou domiciliée au Luxembourg mais y effectue des opérations taxables est concernée. Ni la présence d'un bureau, ni celle d'un salarié ne sont requises pour entrer dans le champ.

Les cas concrets sont connus. Un stock détenu au Luxembourg et vendu à partir de là est imposable au Luxembourg, parce que les biens y sont situés au moment du départ. Des travaux ou prestations rattachés à un immeuble luxembourgeois, un salon ou une formation payante organisés sur place, des livraisons locales à des particuliers ou à des non-assujettis, ou encore des importations dédouanées au Luxembourg suivies de ventes locales déclenchent la même obligation. À l'inverse, une prestation de services B2B rendue à un assujetti luxembourgeois relève de l'autoliquidation par le preneur en application de l'article 61 et n'impose rien au prestataire étranger.

La déclaration initiale se dépose dans les 15 jours suivant le début de l'activité. Les assujettis qui exercent une activité au Luxembourg mais dont le siège est dans un autre État de l'Union sont immatriculés auprès du bureau d'imposition Luxembourg 10. Le numéro attribué prend la forme LU suivi de huit chiffres et vaut numéro intracommunautaire. La mécanique générale de l'immatriculation à la TVA est la même que pour une société locale ; ce qui change, c'est l'analyse de territorialité qui la précède.

Faut-il un numéro de TVA luxembourgeois pour vendre en ligne au Luxembourg ?

Non dans la plupart des cas, à condition d'utiliser le guichet unique OSS. Depuis le 1er juillet 2021, les ventes à distance intracommunautaires de biens à des consommateurs sont taxées dans l'État de destination dès que leur montant annuel dans l'ensemble de l'Union dépasse 10 000 € hors taxe. Au lieu de s'immatriculer dans chaque État de consommation, le vendeur établi dans l'Union déclare et paie la TVA luxembourgeoise par une déclaration OSS trimestrielle déposée dans son État d'identification, avant la fin du mois qui suit le trimestre. Le guichet luxembourgeois le confirme : les entreprises qui déclarent leurs recettes par ce régime sont dispensées de s'inscrire au Luxembourg pour ces opérations.

Sous le seuil de 10 000 €, les ventes restent taxées dans l'État de départ, sauf option pour la taxation à destination ; un vendeur d'un autre État membre peut alors s'inscrire au Luxembourg s'il souhaite appliquer la TVA luxembourgeoise dès la première vente. Pour les biens importés de pays tiers d'une valeur intrinsèque n'excédant pas 150 €, le régime d'importation IOSS permet une déclaration mensuelle ; un vendeur établi hors Union doit y recourir par un intermédiaire établi dans l'Union, seule la Norvège bénéficiant d'un accès direct.

Trois situations font tomber l'exemption OSS. Un stock détenu au Luxembourg, y compris un entrepôt logistique ou un programme de stockage d'une place de marché, rend les ventes locales imposables au Luxembourg hors OSS. Des ventes à des assujettis luxembourgeois ne relèvent pas des ventes à distance. Enfin, une notification tardive au régime OSS oblige à s'immatriculer et à déclarer la TVA dans l'État des clients pour la période non couverte.

C'est à ce moment qu'un numéro luxembourgeois devient nécessaire, et que la question du représentant ou du mandataire se pose. Les règles 2026 du commerce de détail sont détaillées dans notre article sur la TVA du commerce et de l'e-commerce.

Une société hors UE doit-elle désigner un représentant fiscal au Luxembourg ?

Non, sauf dans un cas précis : l'importation. L'article 66bis de la loi TVA ouvre à l'assujetti qui n'est ni établi ni identifié à la TVA au Luxembourg, et qui y importe des biens meubles corporels, la faculté de désigner un représentant fiscal agréé par l'administration. La désignation et son acceptation doivent intervenir avant l'importation.

Le représentant prend la qualité d'importateur, devient le redevable de la TVA sur l'importation, sur les livraisons subséquentes des biens importés et sur les opérations portant sur ces biens, et dépose sous un numéro d'identification propre une déclaration mensuelle et un état récapitulatif mensuel. L'assujetti représenté reste solidairement tenu de la taxe, des intérêts et des amendes. Plusieurs prestataires présentent le représentant fiscal comme une obligation générale des sociétés hors Union : le texte ne vise que l'importation, et il en fait une faculté.

Pour toute autre opération, stock détenu au Luxembourg, travaux sur un immeuble, manifestation, ventes à distance hors OSS, la société étrangère, de l'Union ou non, s'immatricule directement auprès de l'AED et dépose ses propres déclarations ; elle peut confier ce travail à un mandataire, ce qui relève d'un contrat de services et non du statut de l'article 66bis.

L'administration dispose en revanche d'un levier distinct : l'article 66 prévoit que le redevable établi en dehors de la Communauté peut être obligé de déposer un cautionnement ou une lettre de garantie, à fournir dans le mois de la demande, et l'article 67 rend toute personne partie à l'opération imposable, hors consommateur final, solidairement tenue de la taxe. Une société américaine, suisse ou britannique qui s'immatricule doit donc anticiper une éventuelle demande de garantie, plus qu'une obligation de représentant.

Le représentant fiscal agréé, lorsqu'il est désigné, doit être établi au Luxembourg, présenter une solvabilité suffisante et être en règle de ses obligations fiscales ; l'agrément est retiré lorsque ces conditions cessent d'être remplies. Il produit un cautionnement destiné à garantir le paiement de la taxe, des intérêts et des amendes, et il est placé d'office sous le régime mensuel pour les opérations qu'il représente. La représentation agréée transfère donc une responsabilité réelle au représentant, ce qui explique son coût et la garantie qu'il exige en retour. Nous la proposons aux importateurs dont les flux le justifient et nous recommandons le mandat simple dans tous les autres cas.

Représentant fiscal agréé ou mandataire TVA : quelle différence ?

Le mandataire TVA agit au nom et pour le compte de la société étrangère, qui s'est immatriculée elle-même et reste le seul redevable de la taxe. Le mandat se matérialise dans eTVA-M, le module de gestion des mandats du portail eTVA, et dans eCDF pour le dépôt des déclarations : le mandant crée le mandat, le mandataire l'accepte, et le cabinet dépose ensuite les déclarations et correspond avec le bureau d'imposition. C'est une relation de services : aucun agrément ni cautionnement n'est exigé du mandataire, et sa responsabilité est contractuelle.

Le représentant fiscal de l'article 66bis est un statut légal, réservé à l'importation de biens meubles corporels par un assujetti ni établi ni identifié au Luxembourg. Il est agréé par l'administration, produit un cautionnement et se substitue au représenté pour les droits et obligations de la loi TVA : il devient le redevable de la TVA sur l'importation, sur les livraisons subséquentes des biens importés et sur les opérations portant sur ces biens, solidairement avec l'assujetti représenté. Il déclare ces opérations sous un numéro propre, en régime mensuel, avec un état récapitulatif mensuel, et tient une comptabilité distincte par assujetti représenté. L'agrément est retiré lorsque ses conditions ne sont plus réunies.

Le choix ne dépend donc pas de la nationalité de la société mais de la nature des flux. Une société qui vend un stock luxembourgeois, intervient sur un immeuble ou organise un événement n'a pas accès au statut de l'article 66bis : elle s'immatricule et travaille avec un mandataire. Un importateur non établi qui dédouane au Luxembourg puis livre les biens importés peut, en désignant un représentant agréé avant l'importation, éviter sa propre immatriculation et confier la TVA de l'importation et des ventes qui suivent au représentant, qui en répond. Nous instruisons ce choix au cadrage, avant tout dédouanement et avant le dépôt de la déclaration initiale.

Que fait votre mandataire TVA chaque mois ?

Le mandataire dépose vos déclarations de TVA sur eCDF, obligatoirement par voie électronique depuis le 1er janvier 2020 : avant le 15 du mois suivant en régime mensuel, qui est le régime légal par défaut et le plus fréquent pour une société étrangère, ou avant le 15 du trimestre suivant en régime trimestriel, puis la déclaration annuelle avant le 1er mai. La périodicité découle du chiffre d'affaires, selon les seuils exposés sur notre page déclaration de TVA et dans l'article sur la périodicité des déclarations.

S'y ajoutent, selon vos flux, l'état récapitulatif des livraisons et prestations intracommunautaires, les déclarations Intrastat auprès du STATEC lorsque vos arrivées ou expéditions dépassent les seuils statistiques en vigueur, la déclaration OSS trimestrielle lorsque vous êtes identifié au guichet unique par le Luxembourg, et le suivi du compte TVA : paiement de la taxe due, imputation ou demande de remboursement du crédit de TVA lorsque la TVA déductible, notamment à l'importation, dépasse la TVA collectée.

Le mandataire est aussi votre adresse administrative de fait : il reçoit et traite les demandes du bureau d'imposition compétent (Luxembourg 10 pour les sièges établis dans l'Union européenne), répond aux contrôles de cohérence entre déclarations et états récapitulatifs, et tient la documentation de vos opérations exonérées, en premier lieu la vérification VIES des numéros de vos clients. Le tout est tenu dans votre comptabilité ou, si vous la tenez ailleurs, à partir des extractions que vous nous transmettez chaque mois ; notre intégration Odoo automatise cette collecte pour les e-commerçants.

Quels documents pour immatriculer une société étrangère à la TVA luxembourgeoise ?

La déclaration initiale des personnes morales s'accompagne d'une copie de l'acte constitutif en français ou en allemand, d'une copie de la carte d'identité ou du passeport des associés figurant à l'acte et des gérants ou administrateurs, et des coordonnées bancaires IBAN et BIC du compte sur lequel les remboursements seront versés, auprès d'une banque luxembourgeoise ou étrangère. Le compte doit en principe exister avant l'inscription.

Pour une société étrangère, nous y joignons systématiquement un extrait récent du registre du commerce de l'État d'établissement, une traduction des statuts lorsqu'ils ne sont ni en français ni en allemand, une description précise des flux prévus au Luxembourg et les contrats, devis ou accords logistiques qui les justifient. Ces pièces ne sont pas toutes exigées par le formulaire, mais elles répondent par avance aux questions que le bureau pose à une société sans adresse au Luxembourg, et elles raccourcissent d'autant le délai d'attribution du numéro, de deux à quatre semaines en pratique.

Si la représentation agréée de l'article 66bis est retenue pour des flux d'importation, s'ajoutent la demande d'agrément du représentant, le mandat de représentation accepté avant l'importation et la preuve du cautionnement. Pour une société qui envisage au contraire une présence durable, la question de la filiale ou de la succursale se pose avant l'immatriculation, parce qu'un établissement stable change le redevable et le régime applicable.

Quels délais et quelles sanctions en cas d'immatriculation tardive ?

Le délai légal est de 15 jours à compter du début de l'activité au Luxembourg, et l'activité commence avec la première opération dont le lieu de taxation est luxembourgeois, pas avec la première facture. En pratique, le numéro est attribué deux à quatre semaines après un dossier complet. Une société qui vend avant d'avoir son numéro ne peut ni facturer valablement la TVA luxembourgeoise ni la déduire sur ses achats et importations locales.

Le coût d'un retard est d'abord économique : la TVA due sur les ventes réalisées avant l'immatriculation reste exigible, mais elle n'a pas été facturée aux clients particuliers et reste donc à la charge du vendeur, taux normal de 17 % compris. S'y ajoutent les sanctions de la loi TVA : les infractions aux obligations d'identification et de déclaration des articles 62 à 66bis peuvent être réprimées par une amende fiscale de 250 à 10 000 € par infraction, et le paiement tardif de la taxe expose aux intérêts et aux amendes proportionnelles de l'article 77.

Une société qui découvre une obligation ancienne a intérêt à régulariser spontanément plutôt qu'à attendre un recoupement : les administrations de l'Union échangent les données OSS, VIES et douanières, et un stock luxembourgeois apparaît dans les déclarations de la plateforme logistique. Nous traitons ces situations sur la page régularisation des déclarations en retard, avec le dépôt des déclarations manquantes et le calcul des sommes dues.

Combien coûte un représentant fiscal ou un mandataire TVA au Luxembourg ?

L'immatriculation d'une société étrangère existante est facturée 250 € HT. Les déclarations périodiques sont facturées à l'unité : 220 € HT par déclaration mensuelle, 230 € HT par déclaration trimestrielle. La déclaration OSS trimestrielle est facturée à partir de 200 € HT, l'état récapitulatif intracommunautaire à partir de 50 € HT par dépôt et la déclaration Intrastat à partir de 150 € HT.

La représentation fiscale agréée de l'article 66bis, réservée aux flux d'importation, fait l'objet d'un devis distinct, parce qu'elle comprend le cautionnement exigé par l'administration, dont le montant dépend de la TVA attendue, et la responsabilité du représentant, devenu redevable solidairement avec l'importateur. Nous ne la facturons pas comme un simple supplément de mandat : c'est un engagement de garantie que nous chiffrons sur vos volumes réels.

Le détail de la grille figure sur la page tarifs TVA. Un cadrage préalable fixe le mode de représentation, la périodicité et les déclarations annexes ; devis ferme sous 48 heures ouvrées après ce cadrage, première réponse sous 24 heures ouvrées. Les questions de structuration plus larges, établissement stable ou option fiscale, relèvent de notre conseil fiscal.