Fiskalvertreter Mehrwertsteuer in Luxemburg: ausländische Gesellschaft ohne Niederlassung.

Eine ausländische Gesellschaft muss sich in Luxemburg für die Mehrwertsteuer registrieren, sobald sie dort einen Umsatz tätigt, dessen Besteuerungsort Luxemburg ist und für den sie selbst Steuerschuldner ist. Das amtliche Portal formuliert es schlicht: Betroffen ist jede Person, die nicht in Luxemburg ansässig oder wohnhaft ist, dort aber steuerpflichtige Umsätze ausführt. Weder ein Büro noch ein Mitarbeiter ist erforderlich, um in den Anwendungsbereich zu fallen.

Die konkreten Fälle sind bekannt. Ein in Luxemburg gehaltenes und von dort verkauftes Lager ist in Luxemburg steuerpflichtig, weil sich die Waren bei Versandbeginn dort befinden. Arbeiten oder Leistungen im Zusammenhang mit einem luxemburgischen Grundstück, eine Messe oder eine kostenpflichtige Schulung vor Ort, lokale Lieferungen an Privatpersonen oder Nichtsteuerpflichtige oder in Luxemburg verzollte Einfuhren mit anschließenden lokalen Verkäufen lösen dieselbe Pflicht aus. Umgekehrt unterliegt eine B2B-Dienstleistung an einen luxemburgischen Steuerpflichtigen nach Artikel 61 dem Reverse-Charge-Verfahren durch den Leistungsempfänger und verlangt vom ausländischen Dienstleister nichts.

Die Erstanmeldung wird innerhalb von 15 Tagen nach Tätigkeitsbeginn eingereicht. Steuerpflichtige, die in Luxemburg tätig sind, deren Sitz aber in einem anderen Unionsstaat liegt, werden beim Steuerbüro Luxembourg 10 registriert. Die zugeteilte Nummer besteht aus LU und acht Ziffern und gilt als Nummer für innergemeinschaftliche Umsätze. Die allgemeine Mechanik der Mehrwertsteuerregistrierung ist dieselbe wie bei einer lokalen Gesellschaft; was sich ändert, ist die vorgelagerte Prüfung des Besteuerungsorts.

In den meisten Fällen nicht, sofern der One-Stop-Shop OSS genutzt wird. Seit dem 1. Juli 2021 werden innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren an Verbraucher im Bestimmungsstaat besteuert, sobald ihr Jahresbetrag in der gesamten Union 10 000 € netto übersteigt. Statt sich in jedem Verbrauchsstaat zu registrieren, erklärt und zahlt der in der Union ansässige Verkäufer die luxemburgische Mehrwertsteuer über eine vierteljährliche OSS-Erklärung in seinem Identifizierungsstaat, vor Ende des auf das Quartal folgenden Monats. Das luxemburgische Portal bestätigt es: Unternehmen, die ihre Einnahmen über diese Regelung erklären, sind für diese Umsätze von der Registrierung in Luxemburg befreit.

Unter der Schwelle von 10 000 € bleiben die Verkäufe im Abgangsstaat steuerpflichtig, außer bei Option für die Besteuerung am Bestimmungsort; ein Verkäufer aus einem anderen Mitgliedstaat kann sich dann in Luxemburg registrieren, wenn er ab dem ersten Verkauf luxemburgische Mehrwertsteuer anwenden möchte. Für aus Drittländern eingeführte Waren mit einem Sachwert von höchstens 150 € ermöglicht die Einfuhrregelung IOSS eine monatliche Erklärung; ein außerhalb der Union ansässiger Verkäufer muss sie über einen in der Union ansässigen Vermittler nutzen, allein Norwegen hat direkten Zugang.

Drei Situationen beenden die OSS-Befreiung. Ein in Luxemburg gehaltenes Lager, einschließlich eines Logistiklagers oder eines Lagerprogramms eines Marktplatzes, macht die lokalen Verkäufe außerhalb des OSS in Luxemburg steuerpflichtig. Verkäufe an luxemburgische Steuerpflichtige sind keine Fernverkäufe. Schließlich zwingt eine verspätete Anmeldung zur OSS-Regelung dazu, sich im Staat der Kunden zu registrieren und die Mehrwertsteuer für den nicht erfassten Zeitraum dort zu erklären. In diesem Moment wird eine luxemburgische Nummer nötig, und die Frage nach Vertreter oder Bevollmächtigtem stellt sich. Die Regeln 2026 für den Einzelhandel sind in unserem Beitrag zur Mehrwertsteuer im Handel und E-Commerce dargestellt.

Nein, außer in einem genau umrissenen Fall: der Einfuhr. Artikel 66bis des Mehrwertsteuergesetzes eröffnet dem Steuerpflichtigen, der in Luxemburg weder ansässig noch für die Mehrwertsteuer erfasst ist und dort bewegliche körperliche Gegenstände einführt, die Möglichkeit, einen von der Verwaltung zugelassenen Fiskalvertreter zu benennen. Benennung und Annahme müssen vor der Einfuhr erfolgen.

Der Vertreter nimmt die Stellung des Importeurs ein, wird Steuerschuldner der Mehrwertsteuer auf die Einfuhr, auf die anschließenden Lieferungen der eingeführten Gegenstände und auf die Umsätze mit diesen Gegenständen und reicht unter einer eigenen Identifikationsnummer eine monatliche Erklärung und eine monatliche zusammenfassende Meldung ein. Der vertretene Steuerpflichtige haftet weiterhin gesamtschuldnerisch für Steuer, Zinsen und Geldbußen. Mehrere Anbieter stellen den Fiskalvertreter als allgemeine Pflicht für Gesellschaften außerhalb der Union dar: Der Gesetzestext erfasst nur die Einfuhr und macht daraus eine Möglichkeit.

Für jeden anderen Umsatz, Lager in Luxemburg, Arbeiten an einem Grundstück, Veranstaltung, Fernverkäufe außerhalb des OSS, registriert sich die ausländische Gesellschaft, aus der Union oder nicht, direkt bei der AED und reicht ihre eigenen Erklärungen ein; sie kann diese Arbeit einem Bevollmächtigten anvertrauen, was ein Dienstleistungsvertrag und nicht der Status nach Artikel 66bis ist.

Die Verwaltung verfügt hingegen über einen eigenen Hebel: Artikel 66 sieht vor, dass der außerhalb der Gemeinschaft ansässige Steuerschuldner verpflichtet werden kann, eine Sicherheitsleistung oder eine Garantieerklärung zu hinterlegen, zu stellen innerhalb eines Monats nach Aufforderung, und Artikel 67 macht jede am steuerpflichtigen Umsatz beteiligte Person, mit Ausnahme des Endverbrauchers, gesamtschuldnerisch für die Steuer haftbar. Eine amerikanische, schweizerische oder britische Gesellschaft, die sich registriert, muss daher eher mit einer möglichen Garantieanforderung rechnen als mit einer Vertreterpflicht.

Der zugelassene Fiskalvertreter muss, wenn er benannt wird, in Luxemburg ansässig sein, ausreichend solvent sein und seine steuerlichen Pflichten erfüllen; die Zulassung wird entzogen, wenn diese Voraussetzungen nicht mehr vorliegen. Er stellt eine Sicherheitsleistung zur Deckung der Steuer, der Zinsen und der Geldbußen und unterliegt für die vertretenen Umsätze von Amts wegen dem Monatsrhythmus. Die zugelassene Vertretung überträgt dem Vertreter also eine echte Haftung, was ihre Kosten und die im Gegenzug verlangte Sicherheit erklärt. Wir bieten sie Importeuren an, deren Umsätze es rechtfertigen, und empfehlen in allen anderen Fällen die einfache Vollmacht.

Der Mehrwertsteuer-Bevollmächtigte handelt im Namen und für Rechnung der ausländischen Gesellschaft, die sich selbst registriert hat und alleiniger Steuerschuldner bleibt. Die Vollmacht wird in eTVA-M, dem Vollmachtsmodul des eTVA-Portals, und in eCDF für die Einreichung der Erklärungen abgebildet: Der Vollmachtgeber erstellt die Vollmacht, der Bevollmächtigte nimmt sie an, und die Kanzlei reicht anschließend die Erklärungen ein und korrespondiert mit dem Steuerbüro. Es handelt sich um ein Dienstleistungsverhältnis: Vom Bevollmächtigten werden weder Zulassung noch Sicherheitsleistung verlangt, und seine Haftung ist vertraglicher Natur.

Der Fiskalvertreter nach Artikel 66bis ist ein gesetzlicher Status, der der Einfuhr beweglicher körperlicher Gegenstände durch einen in Luxemburg weder ansässigen noch erfassten Steuerpflichtigen vorbehalten ist. Er ist von der Verwaltung zugelassen, stellt eine Sicherheitsleistung und tritt für die Rechte und Pflichten des Mehrwertsteuergesetzes an die Stelle des Vertretenen: Er wird Steuerschuldner der Mehrwertsteuer auf die Einfuhr, auf die anschließenden Lieferungen der eingeführten Gegenstände und auf die Umsätze mit diesen Gegenständen, gesamtschuldnerisch mit dem vertretenen Steuerpflichtigen. Er erklärt diese Umsätze unter einer eigenen Nummer, im Monatsrhythmus, mit einer monatlichen zusammenfassenden Meldung, und führt für jeden vertretenen Steuerpflichtigen eine getrennte Buchhaltung. Die Zulassung wird entzogen, wenn ihre Voraussetzungen nicht mehr vorliegen.

Die Wahl hängt also nicht von der Nationalität der Gesellschaft ab, sondern von der Art der Umsätze. Eine Gesellschaft, die ein luxemburgisches Lager verkauft, an einem Grundstück arbeitet oder eine Veranstaltung organisiert, hat keinen Zugang zum Status nach Artikel 66bis: Sie registriert sich und arbeitet mit einem Bevollmächtigten. Ein nicht ansässiger Importeur, der in Luxemburg verzollt und die eingeführten Gegenstände anschließend liefert, kann durch die Benennung eines zugelassenen Vertreters vor der Einfuhr seine eigene Registrierung vermeiden und die Mehrwertsteuer auf die Einfuhr und die folgenden Verkäufe dem Vertreter überlassen, der dafür einsteht. Wir klären diese Wahl bei der Einordnung, vor jeder Verzollung und vor Einreichung der Erstanmeldung.

Der Bevollmächtigte reicht Ihre Mehrwertsteuererklärungen über eCDF ein, seit dem 1. Januar 2020 zwingend elektronisch: vor dem 15. des Folgemonats im Monatsrhythmus, der gesetzlich der Standard und bei einer ausländischen Gesellschaft der häufigste ist, oder vor dem 15. des Folgequartals im Quartalsrhythmus, dann die Jahreserklärung vor dem 1. Mai. Der Rhythmus richtet sich nach dem Umsatz, gemäß den auf unserer Seite Mehrwertsteuererklärung und im Beitrag zum Erklärungsrhythmus dargestellten Schwellen.

Je nach Ihren Umsätzen kommen hinzu: die zusammenfassende Meldung innergemeinschaftlicher Lieferungen und Dienstleistungen, die Intrastat-Meldungen an das STATEC, wenn Ihre Eingänge oder Versendungen die geltenden statistischen Schwellen überschreiten, die vierteljährliche OSS-Erklärung, wenn Sie über Luxemburg beim One-Stop-Shop erfasst sind, und die Überwachung des Mehrwertsteuerkontos: Zahlung der geschuldeten Steuer, Verrechnung oder Antrag auf Erstattung des Vorsteuerguthabens, wenn die abziehbare Vorsteuer, namentlich bei der Einfuhr, die vereinnahmte Steuer übersteigt.

Der Bevollmächtigte ist zudem faktisch Ihre Verwaltungsadresse: Er empfängt und bearbeitet die Anfragen des zuständigen Steuerbüros (Luxembourg 10 für in der Europäischen Union ansässige Sitze), beantwortet Abgleichprüfungen zwischen Erklärungen und zusammenfassenden Meldungen und führt die Dokumentation Ihrer befreiten Umsätze, allen voran die VIES-Prüfung der Nummern Ihrer Kunden. All dies wird in Ihrer Buchhaltung geführt oder, wenn Sie sie anderswo führen, aus den Auszügen, die Sie uns monatlich übermitteln; unsere Odoo-Anbindung automatisiert diese Erfassung für Onlinehändler.

Der Erstanmeldung juristischer Personen sind beizufügen: eine Kopie des Gründungsakts in französischer oder deutscher Sprache, eine Kopie des Personalausweises oder Reisepasses der im Akt genannten Gesellschafter und der Geschäftsführer oder Verwaltungsratsmitglieder sowie die Bankverbindung IBAN und BIC des Kontos, auf das Erstattungen gezahlt werden, bei einer luxemburgischen oder ausländischen Bank. Das Konto sollte grundsätzlich vor der Registrierung bestehen.

Bei einer ausländischen Gesellschaft fügen wir systematisch einen aktuellen Handelsregisterauszug des Ansässigkeitsstaats bei, eine Übersetzung der Satzung, wenn sie weder auf Französisch noch auf Deutsch vorliegt, eine genaue Beschreibung der in Luxemburg geplanten Umsätze und die Verträge, Angebote oder Logistikvereinbarungen, die sie belegen. Nicht alle diese Unterlagen verlangt das Formular, aber sie beantworten vorab die Fragen, die das Büro einer Gesellschaft ohne luxemburgische Adresse stellt, und verkürzen entsprechend die Zuteilungsdauer der Nummer, in der Praxis zwei bis vier Wochen.

Wird die zugelassene Vertretung nach Artikel 66bis für Einfuhrumsätze gewählt, kommen der Zulassungsantrag des Vertreters, die vor der Einfuhr angenommene Vertretungsvollmacht und der Nachweis der Sicherheitsleistung hinzu. Für eine Gesellschaft, die hingegen eine dauerhafte Präsenz plant, stellt sich die Frage nach Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung vor der Registrierung, weil eine Betriebsstätte den Steuerschuldner und die anwendbare Regelung ändert.

Die gesetzliche Frist beträgt 15 Tage ab Tätigkeitsbeginn in Luxemburg, und die Tätigkeit beginnt mit dem ersten Umsatz, dessen Besteuerungsort Luxemburg ist, nicht mit der ersten Rechnung. In der Praxis wird die Nummer zwei bis vier Wochen nach einer vollständigen Akte zugeteilt. Eine Gesellschaft, die vor Erhalt ihrer Nummer verkauft, kann luxemburgische Mehrwertsteuer weder gültig in Rechnung stellen noch auf ihre lokalen Einkäufe und Einfuhren abziehen.

Die Kosten einer Verspätung sind zunächst wirtschaftlich: Die auf Verkäufe vor der Registrierung geschuldete Mehrwertsteuer bleibt fällig, wurde aber den Privatkunden nicht in Rechnung gestellt und geht daher zu Lasten des Verkäufers, Regelsteuersatz von 17 % eingeschlossen. Hinzu kommen die Sanktionen des Mehrwertsteuergesetzes: Verstöße gegen die Erfassungs- und Erklärungspflichten der Artikel 62 bis 66bis können mit einer steuerlichen Geldbuße von 250 bis 10 000 € je Verstoß geahndet werden, und die verspätete Zahlung der Steuer setzt den Zinsen und proportionalen Geldbußen des Artikels 77 aus.

Eine Gesellschaft, die eine alte Pflicht entdeckt, sollte freiwillig berichtigen, statt auf einen Datenabgleich zu warten: Die Verwaltungen der Union tauschen OSS-, VIES- und Zolldaten aus, und ein luxemburgisches Lager erscheint in den Meldungen der Logistikplattform. Wir behandeln diese Fälle auf der Seite Nachholung verspäteter Steuererklärungen, mit Einreichung der fehlenden Erklärungen und Berechnung der geschuldeten Beträge.

Die Registrierung einer bestehenden ausländischen Gesellschaft wird mit 250 € netto berechnet. Die periodischen Erklärungen werden einzeln berechnet: 220 € netto je Monatserklärung, 230 € netto je Quartalserklärung. Die vierteljährliche OSS-Erklärung wird ab 200 € netto berechnet, die zusammenfassende Meldung ab 50 € netto je Einreichung und die Intrastat-Meldung ab 150 € netto.

Die zugelassene Fiskalvertretung nach Artikel 66bis, die Einfuhrumsätzen vorbehalten ist, ist Gegenstand eines gesonderten Angebots, weil sie die von der Verwaltung verlangte Sicherheitsleistung, deren Höhe von der erwarteten Mehrwertsteuer abhängt, und die Haftung des Vertreters einschließt, der gesamtschuldnerisch mit dem Importeur Steuerschuldner wird. Wir berechnen sie nicht als bloßen Aufschlag zur Vollmacht: Sie ist eine Garantieverpflichtung, die wir auf Ihre tatsächlichen Volumen beziffern.

Die Einzelheiten der Preisliste finden Sie auf der Seite Mehrwertsteuertarife. Eine vorherige Einordnung legt Vertretungsform, Rhythmus und Nebenerklärungen fest; verbindliches Angebot innerhalb von 48 Arbeitsstunden nach dieser Einordnung, erste Antwort innerhalb von 24 Arbeitsstunden. Weitergehende Strukturierungsfragen, Betriebsstätte oder steuerliche Option, gehören zu unserer Steuerberatung.