Mehrwertsteuererstattung in Luxemburg: Vorsteuerguthaben, ausländische Unternehmen, Fristen.

Die Auszahlung wird bei der AED beantragt: Der Steuerpflichtige mit Guthaben stellt einen Antrag auf Auszahlung des Überschusses, in seiner Mehrwertsteuererklärung oder, wenn der Antrag keiner Erklärung beiliegt, per Einschreiben (Artikel 55 des Mehrwertsteuergesetzes). Die Verwaltung zahlt den Betrag nach Abzug aller nach dem Mehrwertsteuergesetz noch geschuldeten Summen aus: Ein Rückstand, eine Geldbuße oder eine fehlende Erklärung werden vor der Zahlung verrechnet. Eine Gesellschaft, deren Erklärungsstand nicht aktuell ist, sieht ihre Erstattung daher blockiert oder gekürzt, was der Logik unserer Seite zur Nachholung verspäteter Steuererklärungen entspricht.

Ohne Antrag wird der Überschuss auf den folgenden Zeitraum vorgetragen: Das ist die Standardregel, und genau das geschieht, wenn Sie nichts unternehmen. Das Guthaben baut sich dann im Takt Ihrer vereinnahmten Mehrwertsteuer ab. Für einen Exporteur, einen Dienstleister, der überwiegend im innergemeinschaftlichen Reverse-Charge-Verfahren fakturiert, oder eine Gesellschaft in der Investitionsphase ist dieser Takt zu langsam: Das Guthaben wächst und finanziert den Staat aus Ihrer Liquidität, was den Auszahlungsantrag rechtfertigt.

Wir prüfen zunächst, ob das Guthaben real und vertretbar ist: konforme Rechnungen, nachgewiesenes Vorsteuerabzugsrecht, korrekt angewandter Aufteilungsschlüssel bei gemischten Tätigkeiten und über eCDF eingereichte Erklärungen, wie es die Mehrwertsteuererklärung seit 2020 verlangt. Ein Antrag auf ein wackeliges Guthaben löst eine Nachfrage, mitunter eine Prüfung, aus und verzögert die Zahlung um mehrere Monate.

Die Verwaltung muss ihre Entscheidung innerhalb von vier Monaten ab Eingang des Auszahlungsantrags mitteilen. Fordert sie ergänzende Informationen an, beträgt die Gesamtfrist mindestens sechs Monate. Nach Annahme des Antrags erfolgt die Auszahlung spätestens innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Ablauf der Entscheidungsfrist. Diese drei Werte stehen in Artikel 55 des geänderten Gesetzes vom 12. Februar 1979.

Die Überschreitung dieser Fristen bleibt für die Verwaltung nicht folgenlos: Sie schuldet dem Steuerpflichtigen Zinsen auf den auszuzahlenden Saldo. Umgekehrt kann der Steuerpflichtige das Ausbleiben einer Entscheidung innerhalb von sechs Monaten als Ablehnung werten, was den Weg zum Einspruch eröffnet. Eine ausdrückliche Ablehnung wird innerhalb von drei Monaten durch Einspruch angefochten.

In der Praxis hängt die tatsächliche Dauer von der Qualität der Akte und von der Stimmigkeit zwischen Ihren Erklärungen, Ihrer Buchhaltung und Ihren zusammenfassenden Meldungen ab. Eine Akte, deren innergemeinschaftliche Umsätze dokumentiert sind und deren Prüfung der Mehrwertsteuernummern der Kunden archiviert ist, zieht selten eine Nachfrage nach sich. Die Frist entscheidet sich an dieser Vorbereitung, nicht am Nachhaken.

Ein in einem anderen Mitgliedstaat ansässiges Unternehmen, das nicht in Luxemburg ansässig ist und dort im Zeitraum keine steuerpflichtigen Umsätze getätigt hat, abgesehen von den vorgesehenen Ausnahmen wie Umsätzen, deren Mehrwertsteuer der Leistungsempfänger schuldet, holt luxemburgische Mehrwertsteuer im Verfahren der Richtlinie 2008/9/EG zurück, umgesetzt in Artikel 55bis des Mehrwertsteuergesetzes. Es wendet sich nicht an die AED: Es reicht seinen Antrag im elektronischen Portal der Verwaltung seines eigenen Ansässigkeitsstaats ein, die ihn prüft und nach Luxemburg weiterleitet.

Der Antrag muss spätestens am 30. September des auf den Erstattungszeitraum folgenden Kalenderjahres gestellt werden. Der erfasste Zeitraum darf nicht kürzer als drei Kalendermonate sein, außer es handelt sich um den Rest eines Kalenderjahres, und nicht länger als ein Kalenderjahr. Der geforderte Betrag darf nicht unter 400 € liegen bei einem Zeitraum von mindestens drei Monaten und weniger als einem Jahr, und nicht unter 50 € bei einem Kalenderjahr oder dem Rest eines Kalenderjahres.

Die AED entscheidet innerhalb von vier Monaten ab Eingang des Antrags. Verlangt sie Originalbelege, verlängert sich die Frist um zwei Monate. Der Antragsteller hat einen Monat Zeit, um auf eine Informationsanfrage zu antworten. Bei Annahme erfolgt die Zahlung innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Ablauf der Entscheidungsfrist, und bei Nichteinhaltung dieser Fristen durch die Verwaltung fallen Verzugszinsen an.

Der wunde Punkt ist die Voraussetzung, keine steuerpflichtigen Umsätze in Luxemburg getätigt zu haben. Ein Unternehmen, das dort Waren aus einem lokalen Lager geliefert oder nicht vom Reverse-Charge-Verfahren erfasste Umsätze getätigt hat, fällt nicht mehr unter die Richtlinie 2008/9/EG: Es muss sich registrieren und seine Mehrwertsteuer über seine Erklärungen zurückholen, was wir auf der Seite Fiskalvertreter Mehrwertsteuer behandeln.

Ein außerhalb der Europäischen Union ansässiges Unternehmen fällt unter Artikel 55ter des Mehrwertsteuergesetzes, der die Dreizehnte Richtlinie 86/560/EWG umsetzt. Das Verfahren bleibt papiergebunden: Das amtliche Formular der AED, in französischer, deutscher oder englischer Sprache ausgefüllt, wird an das Bureau d'imposition 11, B.P. 31, L-2010 Luxembourg gesandt, zusammen mit den Originalrechnungen oder Einfuhrdokumenten und einer Bescheinigung der zuständigen Behörde des Ansässigkeitsstaats über die Unternehmereigenschaft.

Der Antrag bezieht sich auf ein vollständiges Kalenderjahr und muss einen Gesamtbetrag an Mehrwertsteuer von mindestens 250 € betreffen. Er muss spätestens am 30. Juni des auf den Erstattungszeitraum folgenden Kalenderjahres eingereicht werden, also innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres nach dem Gesetzeswortlaut. Die Verwaltung teilt ihre Entscheidung mit und zahlt die Erstattung innerhalb von sechs Monaten ab Eingang eines vollständigen Antrags per Überweisung, nach Wahl des Antragstellers in Luxemburg oder im Ansässigkeitsstaat, wobei die Bankgebühren einer Auslandszahlung zu seinen Lasten gehen.

Die Dreizehnte Richtlinie erlaubt jedem Mitgliedstaat, die Erstattung von der durch den Drittstaat gewährten Gegenseitigkeit abhängig zu machen und die Benennung eines Fiskalvertreters zu verlangen. Artikel 55ter des luxemburgischen Gesetzes in der zum 1. Januar 2025 koordinierten Fassung nennt für die Erstattung weder eine Gegenseitigkeitsbedingung noch eine Vertreterpflicht. Wir prüfen dennoch die Praxis des Büros zum Zeitpunkt der Einreichung, denn die Erläuterung der AED erinnert daran, dass eine zu Unrecht erlangte Erstattung den steuerlichen und strafrechtlichen Geldbußen des Mehrwertsteuergesetzes aussetzt.

Die Frist des 30. Juni ist kürzer als jene für Unternehmen aus der Union und fällt mitten in die Abschlusszeit. Ein amerikanisches, schweizerisches oder britisches Unternehmen, das im Jahr N Messe-, Unterkunfts- oder Dienstleistungskosten in Luxemburg hatte, verliert die entsprechende Mehrwertsteuer endgültig, wenn seine Akte mit Originalen und Bescheinigung nicht vor Ende Juni des Jahres N+1 vollständig ist.

Erstattungsfähig ist nur abziehbare Vorsteuer: jene auf Gegenstände und Dienstleistungen, die für Umsätze mit Vorsteuerabzugsrecht verwendet werden, im Ansässigkeitsstaat wie in Luxemburg. Zu Unrecht in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer, etwa auf eine Dienstleistung, die dem Reverse-Charge-Verfahren hätte unterliegen müssen, oder auf eine innergemeinschaftliche Lieferung, die hätte befreit sein müssen, ist auf diesem Weg nicht erstattungsfähig: Der einzige Ausweg ist eine berichtigte Rechnung des Lieferanten.

Die Rechnung selbst bedingt den Anspruch. Sie muss die vom Mehrwertsteuergesetz verlangten Angaben tragen, darunter die Mehrwertsteuernummern von Lieferant und Kunde bei innergemeinschaftlichen Umsätzen, das Datum, die Bemessungsgrundlage, den Steuersatz und den Steuerbetrag. Eine an die falsche Einheit, an einen Mitarbeiter im eigenen Namen oder ohne Mehrwertsteuernummer adressierte Rechnung ist die häufigste Ursache für Teilablehnungen, die wir antreffen.

Bei einer luxemburgischen Gesellschaft mit gemischter Tätigkeit, einer operativen Holding oder einer Immobiliengesellschaft hängt der erstattungsfähige Betrag vom Vorsteuerschlüssel ab. Ein Schlüsselfehler beim geforderten Guthaben wird bei der Prüfung korrigiert, mit Zinsen. Wir dokumentieren die gewählte Methode vor der Einreichung, wie wir es bei der Mehrwertsteuerregistrierung von Beteiligungsstrukturen tun.

Ja, über dieselbe Richtlinie 2008/9/EG in umgekehrter Richtung. Eine in Luxemburg mehrwertsteuerlich erfasste Gesellschaft, die in einem anderen Mitgliedstaat Mehrwertsteuer gezahlt hat, in dem sie weder ansässig ist noch steuerpflichtige Umsätze getätigt hat, reicht ihren Antrag im über eTVA erreichbaren Portal VAT Refund ein, mit einem beruflichen LuxTrust-Zertifikat. Die AED prüft die Erfassung und das Vorsteuerabzugsrecht und leitet den Antrag an die Verwaltung des Erstattungsstaats weiter.

Dieselben Grenzen gelten: Einreichung spätestens am 30. September des Folgejahres, Mindestbetrag von 400 € bei einem Antrag über mindestens drei Monate und 50 € bei einem Kalenderjahr, Entscheidung des Erstattungsstaats innerhalb von vier Monaten, verlängert um zwei Monate bei Anforderung von Originalen, Zahlung innerhalb von zehn Arbeitstagen und Verzugszinsen bei Verspätung.

Die Kanzlei kann für Sie über eine in eTVA-M verwaltete Vollmacht einreichen: Der Vollmachtgeber erstellt die Vollmacht, der Bevollmächtigte nimmt sie an, und die aktive Verwaltung der Vollmacht ist dem Hauptverwalter und den Verwaltern des Vollmachtgebers vorbehalten. Es ist dieselbe Vollmacht, die Ihre periodischen Mehrwertsteuererklärungen trägt, wenn wir sie einreichen, und die wir in unserem Leitfaden eCDF beschreiben.

Ein nach dem 30. September, bei einem Unternehmen aus der Union, oder nach dem 30. Juni, bei einem Unternehmen außerhalb der Union, eingereichter Antrag wird nicht geprüft: Die entsprechende Mehrwertsteuer wird zur endgültigen Kostenposition. Deshalb eröffnen wir die Akte im ersten Quartal des Folgejahres und nicht im Sommer.

Ein unvollständiger Antrag wird nicht sofort abgelehnt, verlängert aber die Bearbeitung. Der Antragsteller hat einen Monat Zeit, um auf eine Informationsanfrage zu antworten, und die Entscheidung verschiebt sich entsprechend. Eine ausbleibende oder verspätete Antwort führt zur vollständigen oder teilweisen Ablehnung, die anschließend innerhalb von drei Monaten durch Einspruch angefochten wird. Der Unterschied zwischen einer in vier Monaten ausgezahlten und einer ein Jahr lang strittigen Akte liegt meist in der Qualität der dem ersten Versand beigefügten Belege.

Eine auf unrichtige Belege erlangte Erstattung setzt den Sanktionen des Mehrwertsteuergesetzes aus: Verstöße gegen Erklärungspflichten können mit einer steuerlichen Geldbuße von 250 bis 10 000 € je Verstoß geahndet werden, und die Verwaltung kann die Rückzahlung der Beträge verlangen. Die daraus folgende Prüfung behandeln wir auf unserer Seite Begleitung bei Steuerprüfungen.

Vorbereitung und Einreichung eines Antrags auf Mehrwertsteuererstattung werden ab 350 € netto berechnet, für ein luxemburgisches Guthaben ebenso wie für die Akte eines Unternehmens aus der Union oder außerhalb der Union. Dieser Betrag deckt Einordnung, Rechnungsprüfung, Einreichung und Zahlungsverfolgung ab. Nachfragen der AED und Einsprüche gegen eine Ablehnung werden nach Zeitaufwand berechnet, zum Seniorsatz von 150 € netto je Stunde.

Die Kosten sind an zwei Dingen zu messen: am Betrag der betroffenen Mehrwertsteuer und an den Kosten eines brachliegenden Guthabens. Ein von Quartal zu Quartal vorgetragenes Vorsteuerguthaben ist ein zinsloser Liquiditätsvorschuss an den Staat; ein zum richtigen Zeitpunkt gestellter Auszahlungsantrag holt ihn in wenigen Monaten zurück. Bei Gesellschaften mit strukturellem Guthaben nehmen wir diese Nachverfolgung in die Buchhaltungspauschale auf, statt sie fallweise zu behandeln.

Die Einzelheiten unserer Mehrwertsteuerhonorare, Erklärungen eingeschlossen, finden Sie auf der Seite Mehrwertsteuertarife. Verbindliches Angebot innerhalb von 48 Arbeitsstunden nach der Einordnung; erste Antwort innerhalb von 24 Arbeitsstunden.